Procesbeschrijving

Een procesbeschrijving binnen PDM is een narratieve, integrale weergave van een specifiek werkdomein. Het is een van de belangrijkste afgeleide documenten van het onderliggende werknetwerk en dient om inzicht te geven in de samenhang en werking van een proces.

Hieronder volgt een uitgebreide beschrijving van de kenmerken, structuur en principes van een procesbeschrijving:

Doel en focus

Het primaire doel van een procesbeschrijving is het begrijpen van hoe een proces werkt. De focus ligt hierbij op procesbegrip en governance en nadrukkelijk niet op de fijnmazige uitvoeringsdetails; daarvoor is de werkinstructie bedoeld. Het biedt stakeholders, proceseigenaren en nieuwe medewerkers een overzicht van de keten en de onderlinge afhankelijkheden.

De Procesbeschrijving als afgeleide

Een cruciaal principe van PDM is dat een procesbeschrijving nooit handmatig wordt geschreven, maar altijd wordt gegenereerd (afgeleid) uit het werknetwerk.

Geen eigen waarheid: De beschrijving bevat geen nieuwe modelinformatie; het is slechts een leesbare projectie van de kennis die al in het netwerk aanwezig is.
Consistentie: Omdat het een directe projectie is, blijft de beschrijving altijd consistent met de kernstructuur van het model.
Model-gedreven onderhoud: Wijzigingen worden nooit rechtstreeks in de procesbeschrijving doorgevoerd, maar altijd in het werknetwerk zelf, waarna het document opnieuw wordt gegenereerd.

Bronnen (Inputs)

Om een volledige procesbeschrijving te genereren, worden gegevens uit verschillende onderdelen van het model gecombineerd:

Flow View: Voor de chronologische volgorde en de logica van de stappen.
Domein View: Voor de inhoudelijke samenhang van alle objecten binnen het werkgebied.
Kennisobjecten: Specifieke gegevens van het Procesobject, de Processtappen, Informatieobjecten, Uitvoerders en Regels.

Standaardinhoud

Een conform PDM opgestelde procesbeschrijving bevat de volgende vaste onderdelen:

Metadata: Essentiële beheergegevens zoals de procesnaam, eigenaar, versienummer, status, doel en scope van het proces.
Procesoverzicht: Een beschrijving van de bestaansreden (doel) van het proces, de formele afbakening (wat valt er wel/niet onder) en de belangrijkste resultaten die het proces oplevert.
Procesflow: Een stapsgewijze beschrijving van het verloop. Per processtap worden de naam, het doel van de stap, de uitvoerder (actor), de benodigde input, de geproduceerde output, de duur en de prioriteit vermeld.
Gebruikte Informatieobjecten: Een overzichtstabel met alle informatieobjecten die in het proces een rol spelen, inclusief hun doel en de drager (bijv. een specifiek systeem of formulier).
Toegepaste Regels: Een lijst van regels (wetgeving, kaders, afspraken) die van invloed zijn op het proces, inclusief het type regel en de wijze van toepassing.
Kritische Afhankelijkheden: Inzicht in de meest cruciale informatieketens, de belangrijkste betrokken uitvoerders en de meest kritische regels die de voortgang of kwaliteit beïnvloeden.
KPI’s (Optioneel): Meetbare indicatoren zoals doorlooptijden, foutpercentages, SLA’s of specifieke kwaliteitsmetingen.

Het onderscheid met andere documenten

In de PDM-methodiek is de procesbeschrijving duidelijk gepositioneerd ten opzichte van andere uitingen:

In tegenstelling tot de Werkinstructie, die zich richt op de uitvoering van één specifieke stap, richt de procesbeschrijving zich op de samenhang van het gehele proces.
In tegenstelling tot de Views, die visuele diagrammen zijn, is de procesbeschrijving een narratieve (leesbare) representatie die geschikt is voor consumptie door mensen die de context en flow willen begrijpen zonder een modelleertool te gebruiken.