https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/index.htmlFase 1 is de startfase van de PDM-werkwijze, waarin het fundament wordt gelegd voor het verdere onderzoek naar het werknetwerk. In deze fase ligt de nadruk op het kaderen van het onderzoek en het vaststellen van de informatiebehoefte. Doel en centrale vraag Het primaire doel van deze fase is het vaststellen van het werkdomein dat onderzocht gaat worden en het definiëren van de resultaten die de opdrachtgever verwacht. De centrale vraag die hierbij beantwoord moet worden is: “Welk deel van de werkelijkheid willen we begrijpen en vastleggen?”.Hugonlhttps://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/proceslijst/index.htmlMon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/proceslijst/index.htmlDit is het overzicht van alle (sub)processen die binnen de gedefinieerde scope vallen. In lijn met de PDM-aanpak is de lijst bewust compact en gefocust gehouden om te voorkomen dat de scope te groot wordt. ID Procesnaam Globale Afbakening / Trigger & Output Prioriteit Status (Fase 1) P-01 Intake & Validatie Aanvraag Trigger: Binnenkomen van de aanvraag via de website of balie. Output: Volledig en valide dossier, klaar voor beoordeling. Hoog Geïdentificeerd (Globaal) P-02 Toetsing & Besluitvorming Trigger: Gevalideerd dossier wordt toegewezen aan een beoordelaar. Output: Formeel besluit (toewijzing of afwijzing) vastgelegd in het zaaksysteem. Hoog Geïdentificeerd (Globaal) P-03 Financiële Afhandeling Trigger: Genereren van de legesfactuur na het besluit. Output: Succesvolle betaling verwerkt in de administratie. Medium Geïdentificeerd (Globaal) P-04 Archivering & notificatie Trigger: Betaling is voldaan. Output: Vergunning is digitaal verzonden naar de burger en het dossier is gearchiveerd. Medium Geïdentificeerd (Globaal) Toelichtinghttps://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/scopebeschrijving/index.htmlMon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/scopebeschrijving/index.htmlProject / Onderzoek: {Naam van het Onderzoek / Project} Opdrachtgever: {Naam en Functie van de Opdrachtgever} Procesdocumentalist: {Naam} Datum: {Datum} Status: Concept / Definitief (Fase 1) 1. Aanleiding en Doelstelling Aanleiding: {Beschrijf hier de concrete situatie, het knelpunt of de verandering die aanleiding geeft tot dit onderzoek. Let op: Focus op de werkelijke behoefte achter de vraag (bijv. kennisverlies, onduidelijke verantwoordelijkheden, faalkosten) en voorkom dat er direct naar een specifieke oplossing zoals ’een handboek’ wordt gegrepen.} Doelstelling: Het helder, eenduidig en gestructureerd in kaart brengen van het geselecteerde werkdomein, zodat de werkelijke informatiebehoefte wordt vastgesteld en er een betrouwbaar fundament ligt voor de volgende fasen van de werkwijze. 2. Afbakening van het Werkdomein (Centrale vraag: “Welk deel van de werkelijkheid willen we begrijpen en vastlegen?”) Om te voorkomen dat de scope te groot wordt, zijn de exacte grenzen van het onderzoek als volgt vastgesteld:https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/scopevalidatie/index.htmlMon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/scopevalidatie/index.htmlDe overgang van Fase 1 (Opdracht & Scopebepaling) naar Fase 2 (Informatieverzameling) wordt geregeld door middel van een validatie van exitcriteria. In de PDM-filosofie is deze overgang niet zomaar een administratieve vink, maar een cruciaal go/no-go moment. Het doel is om te voorkomen dat Fase 2 al start, terwijl het fundament (Fase 1) nog wankelt. Een start met een onduidelijke scope, leidt er meestal tot een overdaad aan details in de volgende fase.https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/status-werkobjecten-dashboard/index.htmlMon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-1/status-werkobjecten-dashboard/index.htmlProject / Scope: [Naam van het Onderzoek] Procesdocumentalist: [Naam] Laatste Update: dd-mm-yyyy (Eind van Fase [X]) Deel 1: Het evolutie-overzicht (De rijpheidmatrix) Onderstaand overzicht laat zien welke transformatie elke bouwsteen doormaakt. Gebruik de statuskolom om tijdens het project de actuele stand van zaken aan te geven (bijvoorbeeld met kleurcodes: Gepland / In Behandeling / Gerealiseerd). Bouwsteen Fase 1: Opdracht & Scope Fase 2: Inventarisatie Fase 3: Analyse & Structuur Fase 4: Modellering & Docu Fase 5: Validatie & Oplevering Actuele Status 1. Proces Initiële lijst & globale afbakening. Verzamelen bestaande bronnen & documenten. Logische ketenvolgorde & triggers bepalen. Vastgelegd in systeem met uniek ID en Naam. Formeel gecertificeerd door de Proceseigenaar. [Status] 2. Processtap Nog niet specifiek gedefinieerd. Chronologische lijst van feitelijke handelingen (IST). Opschonen administratieve ruis, bepalen workflow. Gevolledigd met attributen (duur, prioriteit) voor Flow View. Gecontroleerd op operationele juistheid door de werkvloer. [Status] 3. Informatieobject Definiëren welke objecten binnen de scope vallen. Identificeren van alle gebruikte input en geproduceerde output. Normaliseren van synoniemen; logisch koppelen aan stappen. Definitief gekoppeld aan stappen én voorzien van systeembron (drager). Informatieketens definitief gecontroleerd op kritische afhankelijkheden. [Status] 4. Uitvoerder Betrokken stakeholders en afdelingen vaststellen. Vaststellen wie/welk systeem het werk nú feitelijk verricht. Vertalen van personen naar gestandaardiseerde organisatorische rollen. Koppelen aan stappen ten behoeve van Actor View en RACI-matrix. Officiële acceptatie van de RACI-matrix door lijnmanagers. [Status] 5. Regel Nog niet specifiek gedefinieerd. Verzamelen van relevante wetgeving, kaders en informele afspraken. Selecteren en structureren van regels die stappen conditioneren. Regel-objecten voorzien van attributen en verankerd aan de stappen. Review op correcte toepassing van de regels in de praktijk. [Status] Deel 2: Detailregistratie per Bouwsteen (Groeilogboek) Gebruik onderstaande tabellen om per bouwsteen de specifieke groei in aantallen en diepgang bij te houden. Dit helpt om scope-creep (ongecontroleerde groei van het model) direct te signaleren.