Validatie 1 - Scope-akkoord

Het hoofddoel van Validatie 1 (Scope-akkoord) is het formeel bevriezen van de kaders voordat er tijd en capaciteit worden geïnvesteerd in de uitvoering. In de PDM-systematiek geldt de ijzeren regel: geen inventarisatie zonder een geaccordeerde scope.

Door aan het einde van Fase 1 het PDM Canvas als Single Source of Truth (SSoT) te valideren, wordt voorkomen dat het onderzoek halverwege uitwaaiert (scope creep) of dat medewerkers worden geïnterviewd over processen die buiten de feitelijke informatiebehoefte vallen.

Exitcriteria voor Validatie 1

Om Fase 1 succesvol af te sluiten en de stap naar Fase 2 (Inventarisatie) te mogen maken, moet het PDM Canvas aantoonbaar voldoen aan de onderstaande zes exitcriteria:

Exitcriterium	Toelichting
Canvas als SSoT ingericht	Het PDM Canvas is aangemaakt en fungeert als het centrale startpunt.
Doelstelling helder	De informatiebehoefte en de 'waarom'-vraag zijn vastgelegd op het Canvas.
Triggers & resultaten hard	Startpunten en eindpunten van de scope zijn scherp gedefiniteerd.
Initiële proceslijst gevuld	De eerste grove lijst met processtappen is in kaart gebracht.
Afbakening vastgelegd	Out-of-scope zaken zijn genoteerd om scope creep te voorkomen.
Beschikbaarheid SME's toegezegd	Harde toezegging van uren nog vereist door teamleider.

Het validatieproces in de praktijk

De uitvoering van Validatie 1 is gestructureerd in drie heldere methodische stappen:

De Validatiesessie"

Ca. 30 minuten, off-line of digitaal

Een gerichte afstemming tussen de Process Owner (proceseigenaar) en de Procesdocumentalist.
Doel: Bepalen of de vastgelegde kaders op het PDM Canvas overeenkomen met de strategische informatiebehoefte.
Aanpak: De zes exitcriteria worden nagelopen. Er wordt specifiek getoetst of het doel (de ‘waarom’-vraag) en de afbakening (in-scope vs. out-of-scope) helder zijn vastgelegd.

Het Formele Go-Moment

Besluitvorming

Zodra alle criteria positief zijn beoordeeld, wordt het PDM Canvas formeel bevroren. Dit vereist geen omvangrijke rapportages; een aantoonbaar akkoord (zoals een fiattering per e-mail of via het beheersysteem) volstaat.

De Kick-off naar Fase 2

Communicatie & voorbereiding

Met de geaccordeerde scope in de hand worden de betrokken inhoudelijke experts (Subject Matter Experts / SME’s) geïnformeerd.

Doel: Transparantie bieden over het doel van het onderzoek en de planning van de op handen zijnde interviews.
Resultaat: Draagvlak en borging van de benodigde capaciteit op de werkvloer.

Belangrijk

Waarom het formele Go-moment essentieel is

Het akkoord op Validatie 1 geeft de Procesdocumentalist het formele mandaat om de agenda’s van operationele medewerkers te claimen voor de diepte-interviews en praktijkobservaties in Fase 2. Zonder dit akkoord stuit de inventarisatie in de praktijk steevast op operationele weerstand (“geen tijd voor interviews”).

Status van de PDM-Bouwstenen bij Validatie 1

Bij het doorlopen van Validatie 1 bevindt het kennismodel zich nog in een hoog-over stadium. De PDM-Bouwstenen moeten bij deze overgang aan de volgende profielschets voldoen:

Bouwsteen	Status op het PDM Canvas bij Validatie 1
Processen & Processtappen	De hoofdprocessen zijn afgebakend en de initiële proceslijst bevat de globale stappen, maar de exacte chronologische stroom is nog niet uitgewerkt.
Informatieobjecten	De primaire triggers (start) en eindresultaten (output) zijn benoemd. Welke specifieke datavvelden of documenten exact worden overgedragen, volgt in Fase 2 en 3.
Actoren & Rollen	Het is helder welke rollen en afdelingen binnen de scope vallen en wie als SME betrokken moet worden. De specifieke koppeling per processtap ontbreekt nog.
Hulpmiddelen	De kernsystemen en applicaties die binnen het werkdomein gebruikt worden zijn op hoofdlijnen geïdentificeerd.

Pas wanneer alle vinkjes van de criteria op groen staan én de status van de bouwstenen klopt, wordt Fase 1 formeel afgesloten en start Fase 2.

Real-time voorbeeld

Beoordeeld door: Martin van Pelt op 2026-06-22
Gate Status: PENDING

Criterium	Status	Toelichting
Canvas als SSoT ingericht	●	Het PDM Canvas is aangemaakt en fungeert als het centrale startpunt.
Doelstelling helder	●	De informatiebehoefte en de 'waarom'-vraag zijn vastgelegd op het Canvas.
Triggers & resultaten hard	●	Startpunten en eindpunten van de scope zijn scherp gedefiniteerd.
Initiële proceslijst gevuld	●	De eerste grove lijst met processtappen is in kaart gebracht.
Afbakening vastgelegd	●	Out-of-scope zaken zijn genoteerd om scope creep te voorkomen.
Beschikbaarheid SME's toegezegd	●	Harde toezegging van uren nog vereist door teamleider.