Scopebeschrijving (concept)
Project / Onderzoek: {Naam van het Onderzoek / Project}
Opdrachtgever: {Naam en Functie van de Opdrachtgever}
Procesdocumentalist: {Naam}
Datum: {Datum}
Status: Concept / Definitief (Fase 1)
1. Aanleiding en Doelstelling
- Aanleiding: {Beschrijf hier de concrete situatie, het knelpunt of de verandering die aanleiding geeft tot dit onderzoek. Let op: Focus op de werkelijke behoefte achter de vraag (bijv. kennisverlies, onduidelijke verantwoordelijkheden, faalkosten) en voorkom dat er direct naar een specifieke oplossing zoals ’een handboek’ wordt gegrepen.}
- Doelstelling: Het helder, eenduidig en gestructureerd in kaart brengen van het geselecteerde werkdomein, zodat de werkelijke informatiebehoefte wordt vastgesteld en er een betrouwbaar fundament ligt voor de volgende fasen van de werkwijze.
2. Afbakening van het Werkdomein (Centrale vraag: “Welk deel van de werkelijkheid willen we begrijpen en vastlegen?”)
Om te voorkomen dat de scope te groot wordt, zijn de exacte grenzen van het onderzoek als volgt vastgesteld:
- Beginpunt (Trigger): {Beschrijf de exacte gebeurtenis, handeling of de instroom van informatie waarmee de keten binnen dit onderzoek start.}
- Eindpunt: {Beschrijf het beoogde eindresultaat, de levering of de status waarin het werkdomein voor dit onderzoek stopt.}
- Betrokken organisatieonderdelen / afdelingen: {Snoer de scope strak af: welke specifieke teams of afdelingen vallen binnen het onderzoek en welke bewust niet?}
- Relevante systemen: {Lijst van applicaties, software of registers die in dit specifieke werkdomein worden gebruikt om de processen te ondersteunen.}
3. Betrokken Stakeholders & Actoren (Uitvoerders in scope)
In lijn met de PDM-aanpak worden proceseigenaren en sleutelfiguren direct vanaf de start betrokken om latere discussies over definities en verantwoordelijkheden te voorkomen:
| Rol | Naam & Functie | Verantwoordelijkheid / Rol in dit Onderzoek |
|---|---|---|
| Opdrachtgever | {Naam, Functie} | Formele eigenaar van de opdracht, accordeert de scope en het eindresultaat. |
| Proceseigenaar | {Naam, Functie} | Verantwoordelijk voor het te onderzoeken domein; valideert de definities en procesgrenzen. |
| Sleutelgebruiker(s) / MKB | {Naam, Functie} | Levert de inhoudelijke proceskennis en detailinformatie tijdens de opvolgende fasen. |
| Informatie-expert / Overig | {Naam, Functie} | Geeft inzicht in de gekoppelde informatieobjecten, systemen of wet- en regelgeving. |
4. Informatieobjecten binnen de Scope
Er is globaal gedefinieerd welke cruciale informatieobjecten (documenten, datastromen, dossiers) binnen de scope vallen en meegenomen worden in het onderzoek:
- {Informatieobject 1, bijv. type aanvraag, dossier of formulier}
- {Informatieobject 2, bijv. type besluit, rapportage of overeenkomst}
- {Informatieobject 3, bijv. type mutatie of financieel document}
Nota bene: Specifieke processtappen en onderliggende (werk)regels bevinden zich in deze fase nog in een beginstadium en zijn op dit moment nog niet specifiek gedefinieerd.
Tips voor het invullen in de praktijk:
- Houd het klein: Als de opdrachtgever tijdens het invullen van hoofdstuk 2 de neiging heeft om “de hele operatie” op te schrijven, gebruik dit document dan als instrument om de scope te verkleinen. Focus eerst op één duidelijke start- en eindketen.
- Toetsing: Laat de ingevulde tabel uit hoofdstuk 3 expliciet accorderen door de genoemde personen. Hiermee borg je de noodzakelijke betrokkenheid voor de interviews in de volgende fase.