Fase 2: Inventarisatie

De centrale vraag in deze fase is: “Hoe wordt het werk op dit moment daadwerkelijk uitgevoerd?”

Kernactiviteiten in de praktijk

De inventarisatiefase bestaat uit vier praktische stappen die we direct verankeren in onze Markdown-omgeving:

1. Kwalitatief Brononderzoek: We verzamelen data via gestructureerde interviews met de Operationele Experts, interactieve workshops, en letterlijke observaties (meelopen) op de werkvloer.
2. De ‘Oogst’ op het Canvas registreren: We leggen de feitelijke handelingen, informatiestromen en systemen vast in een rijke, platte lijst binnen de SSoT. Elk nieuw geïdentificeerd object krijgt in de front-matter de parameter pdm_status: "Geinventariseerd".
3. Normalisatie-initiatie (Het Synoniemenregister): We starten direct met het registreren van informele vaktermen en synoniemen (conform Regel M11 (Strikte de-duplicatie) Synoniemen zijn niet toegestaan; we hanteren binnen de SSoT één genormaliseerde term. In Fase 3 dwingt de documentalist één genormaliseerde, eenduidige term af.). Dit is essentieel om te voorkomen dat verschillende benamingen voor hetzelfde object later als dubbele data in het model belanden.
4. Het resultaat: Een rijke, maar nog ongestructureerde database van alle PDM-bouwstenen rechtstreeks uit de praktijk, centraal herleidbaar op het Canvas.

Gebruikte bronnen en methoden

Om de harde praktijk boven water te krijgen, leunen we op vier pijlers:

• Praktijkobservaties (Meelopen): Het letterlijk meekijken op de werkvloer. We observeren welke fysieke handelingen worden verricht, welke systemen écht worden geopend en waar de informele knelpunten liggen.
• SME-Interviews: Diepgaande, gerichte interviews met de actieve uitvoerders van de processen.
• Systeemanalyse: Het onderzoeken van ERP-, CRM- of ticketsystemen om te valideren welke datavelden en statussen daadwerkelijk dwingend zijn in de keten.
• Bestaande documentatie: Het raadplegen van oude handleidingen of procedures. Let op: deze documenten dienen puur als bron, maar zijn nooit de absolute waarheid.

Status van de PDM-Bouwstenen in de Inventarisatiestand

Tijdens Fase 2 identificeren en verzamelen we gegevens over alle 8 bouwstenen uit de PDM-systematiek:

• Werkdomein: We toetsen of de geïdentificeerde processen logisch binnen het in Fase 1 vastgestelde Werkdomein passen (Regel M6 & M15).
• Proces: We verzamelen de ruwe processtromen en informele ketens binnen de vastgestelde scope.
• Processtap: We loggen alle feitelijke, actieve handelingen die vandaag de dag worden uitgevoerd (Regel M9).
• Informatieobject: We identificeren alle documenten, data en signalen die als input of output dienen (Regel M10). De chronologie van de stroom ontstaat puur uit deze informatie-afhankelijkheid (Regel P5).
• Fysiek object: We leggen de tastbare materialen, dragers of hardware vast die door de operatie worden verwerkt of verplaatst.
• Rol: We registreren welke generieke, organisatorische rollen of systemen het werk feitelijk uitvoeren. We vermijden hierbij strikt persoonsnamen (Regel B1 & M13).
• Hulpmiddel: We brengen de software, applicaties of specifieke templates in kaart die de processtappen ondersteunen (Regel M4).
• Regel / KPI: We loggen de vigerende compliance-kaders, interne werkregels en de operationele meetpunten (KPI’s) die de stappen beïnvloeden (Regel M8, M14 & P6).

Veelvoorkomende valkuilen & de PDM-aanpak

Validatie 2: Inventarisatiecheck

De overgang van Fase 2 naar Fase 3 (Analyse & Structurering) wordt pas vrijgegeven zodra de Model Steward en de Proceseigenaar groen licht geven bij Validatie 2: Inventarisatiecheck.

graph LR
    F2(Fase 2: Inventarisatie) --> G2(Validatie 2: Inventarisatiecheck) --> F3(Fase 3: Analyse & Structurering)

Bij deze Validatie toetsen we de volgende criteria:

1. Compleetheid: Alle 8 bouwstenen binnen de scope van Fase 1 zijn geïdentificeerd en gelogd met de status Geinventariseerd.

2. Kwalitatieve dekking: De belangrijkste SME’s van de betrokken Rollen zijn gesproken en de feitelijke praktijk is geobserveerd.

3. Systeeminventarisatie: Alle gebruikte applicaties, schaduw-IT en informele hulpmiddelen zijn in kaart gebracht.

4. Synoniemenlijst: De eerste ruwe lijst met dubbelzinnige termen en synoniemen is opgesteld en klaar voor sanering in Fase 3.

Als we te snel doorstoten zonder deze check, gaan we in Fase 3 een incompleet of onjuist model structureren. Zodra Validatie_status: APPROVED is gezet, starten we met de formele normalisatie en het platgrijpen van de data.

Gelinkte pagina’s en navigatie