https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-2/index.htmlFase 2 is de fase binnen de PDM-werkwijze waarin de focus ligt op het verzamelen van feitelijke kennis uit de dagelijkse praktijk. Waar Fase 1 de kaders stelde, draait deze fase om het ophalen van informatie over hoe het werk écht wordt gedaan. De centrale vraag in deze fase is: “Hoe wordt het werk daadwerkelijk uitgevoerd?”. Kernactiviteiten Brononderzoek: Verzamel kennis via interviews met medewerkers, workshops, observaties (meelopen) en analyse van bestaande documentatie of systemen. Informatie vastleggen: Leg de feitelijke processtappen (activiteiten), informatieobjecten (input/output), actoren (wie doet het?) en regels (kaders/afspraken) vast. Normalisatie: Begin met het uniformeren van terminologie om verschillende namen voor hetzelfde begrip te voorkomen. Resultaat: Een ruwe verzameling werkobjecten uit de praktijk. Gebruikte bronnen en hulpmiddelen Om de praktijkkennis boven water te krijgen, worden verschillende bronnen en methoden ingezet:Hugonlhttps://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-2/genormaliseerde-begrippenlijst/index.htmlMon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-2/genormaliseerde-begrippenlijst/index.htmlProject / Scope: [Naam van het Onderzoek / Project] Procesdocumentalist: [Uw Naam] Laatste Update: [Datum] Status: In uitvoering / Normalisatiefase Invulinstructie: Gebruik deze lijst om de valkuil van synoniemen en lokale ‘straattaal’ te bestrijden. Verzamel alle verschillende namen die op de werkvloer (of in oude documentatie) voor dezelfde objecten of rollen worden gebruikt. Bepaal vervolgens samen met de proceseigenaar de unieke PDM-standaardterm. Dit wordt de Single Source of Truth voor de naamgeving in het definitieve model.https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-2/kwaliteitscheck/index.htmlMon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-2/kwaliteitscheck/index.htmlDe Exitcriteria voor Fase 2 Voordat je Fase 2 formeel afsluit, moeten de verzamelde ‘ruwe bouwstenen’ aan de volgende criteria voldoen: Criterium Status Check / Harde voorwaarde (PDM-gericht) 1. De ‘Werkelijkheid’ is gevangen Ja / Nee Is de informatie gebaseerd op de actuele praktijk (via interviews/observaties) en zijn we niet blind uitgegaan van verouderde documentatie? 2. Hoofdroute vs. Uitzondering Ja / Nee Is gecontroleerd dat de genoteerde stappen de normale gang van zaken beschrijven? Zijn zeldzame incidenten/uitzonderingen eruit gefilterd? 3. Normalisatie van Begrippen Ja / Nee Is er een eerste verbeterslag gemaakt op synoniemen? (Bijv. hebben we gekozen of we het object een ’ticket’, ‘case’ of ‘incident’ noemen, om versnippering te voorkomen?) 4. De Informatie-koppeling Ja / Nee Is er bij elke activiteit expliciet uitgevraagd welke informatieobjecten (input/output) worden gebruikt en waar deze worden opgeslagen? (Dus niet alleen focus op acties). 5. Dekking van de Scope Ja / Nee Zijn alle processen uit de Initiële proceslijst (Fase 1) daadwerkelijk onderzocht en zijn de bijbehorende actoren/regels in kaart gebracht? De status van de 5 bouwstenen bij de exit Je mag pas door naar Fase 3 als de vijf PDM-bouwstenen zich in de volgende status bevinden (de ‘ruwe verzameling’):https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-2/werkobjectenlijst/index.htmlMon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000https://procesdocumentalist.nl/PDM/fasering/fase-2/werkobjectenlijst/index.htmlProject / Scope: [Naam van het Onderzoek / Project] Bron / Interviewee: [Naam medewerker + Rol, of ID van de specifieke Workshop / Observatie] Procesdocumentalist: [Uw Naam] Datum inventarisatie: [Datum] Status: Ruwe Oogst (Fase 2) Invulinstructie: Gebruik deze tabel tijdens of direct na interviews en observaties om de pure praktijk vast te leggen. Noteer de handelingen exact zoals ze worden uitgevoerd, zonder ze direct te willen structureren of corrigeren. Zorg ervoor dat je bij elke activiteit expliciet doorvraagt naar de gebruikte en geproduceerde informatie om te voorkomen dat er blinde vlekken in de informatieketen ontstaan.