Validatie 2 - Inventarisatiecheck
Het hoofddoel van Validatie 2 (Inventarisatiecheck) is het waarborgen van de kwaliteit en compleetheid van de ruwe praktijkdata. Binnen de Procesdocumentatie Methode geldt het ijzeren principe: Garbage in, garbage out.
In Fase 2 verzamelt de Procesdocumentalist via observaties en interviews met Subject Matter Experts (SME’s) de feitelijke werkelijkheid van de werkvloer. Validatie 2 vormt het bewijsmoment dat alle benodigde PDM-Bouwstenen (zoals informatiestromen, hulpmiddelen, fysieke objecten en basisregels) boven water zijn getild. Er wordt nog niet gemodelleerd; de nadruk ligt puur op het toetsen van de feiten op de werkvloer.
Exitcriteria voor Validatie 2
Om Fase 2 succesvol af te sluiten en door te stromen naar Fase 3 (Analyse & Structurering), moet de inventarisatie aantoonbaar voldoen aan de onderstaande zes exitcriteria:
| Exitcriterium | Toelichting |
|---|---|
| Interviews afgerond | Alle interviews met SME's en observaties binnen scope zijn afgerond. |
| Canvas bouwstenen gevuld | Ruwe kennis is als platte lijst gekoppeld aan het SSoT Canvas. |
| Hulpmiddelen & systemen compleet | Applicaties en schaduw-IT zijn per stap geïdentificeerd. |
| Fysieke objecten in kaart | Tastbare stromen en materialen zijn vastgelegd. |
| Kaders & regels genoteerd | Wetgeving en informele werkafspraken zijn genoteerd. |
| Markdown Notes aangemaakt | Eerste gestructureerde bestanden aangemaakt. |
Het validatieproces in de praktijk
Het doorlopen van Validatie 2 is opgebouwd uit drie methodische stappen:
Data-sanering & Normalisatie
Interne kwaliteitscheck door de Procesdocumentalist)
Voordat de opgehaalde kennis wordt voorgelegd, voert de Procesdocumentalist een grondige sanering uit op de verzamelde ruwe notities.
- Doel: Termen op elkaar afstemmen, synoniemen elimineren en controleren op ontbrekende IGOE-vectoren per geobserveerde stap.
- Aanpak: De opgehaalde kennis wordt geordend en gekoppeld aan het centrale PDM Canvas (SSoT).
De ‘Klopt dit?’-toets
inhoudelijke verificatie met de werkvloer
De gesaneerde verzameling bouwstenen wordt kort en gericht teruggekoppeld aan de geïnterviewde Operationele Experts
- Doel: Waarborgen dat de vastgelegde stappen en middelen de feitelijke werkelijkheid reflecteren en niet een theoretische wenssituatie.
- Vraag: “Is dit hoe jullie het werk gisteren en vandaag in de praktijk hebben uitgevoerd, inclusief de gebruikte hulpmiddelen en tijdelijke afspraken?”
Decharge & vrijgave naar Fase 3
Formeel akkoord door de Proceseigenaar
- De Procesdocumentalist rapporteert de dekkingsgraad van de inventarisatie aan de Process Owner.
- Inhoud: Overzicht van gesproken rollen, geanalyseerde systemen, geïdentificeerde schaduw-IT en de bevestiging dat de gehele scope is afgedekt.
- Resultaat: De Proceseigenaar verleent decharge op de inventarisatiefase, waarmee het goedgekeurde bronmateriaal wordt vrijgegeven voor modelleren.
Waarschuwing
Het gevaar van ‘de papieren werkelijkheid’
Tijdens de inventarisatie neigen medewerkers er soms naar te vertellen hoe een proces zou moeten lopen volgens de officiële handleiding. Validatie 2 dwingt af dat uitsluitend de daadwerkelijke praktijk (inclusief schaduw-IT, uitzonderingen en informele basisregels) als bouwsteen wordt geaccepteerd.
Status van de PDM-Bouwstenen bij Validatie 2
Bij het doorlopen van Validatie 2 bestaat de PDM-bron uit een ‘rijke, platte lijst’ van gecategoriseerde objecten op het PDM Canvas. Er is nog geen sprake van een mathematisch gekoppeld netwerk, maar alle elementen zijn uniek benoemd:
| Bouwsteen | Status op het PDM Canvas bij Validatie 2 |
|---|---|
| Processen & Processtappen | Alle relevante activiteiten binnen de scope zijn chronologisch beschreven en benoemd volgens de actieve werkwoord-zelfstandig naamwoord conventie. |
| Informatieobjecten | De gegevens sets, documenten en triggers die bij de stappen worden gebruikt of gegenereerd, zijn per stap benoemd. |
| Actoren & Rollen | Per geïdentificeerde processtap is de uitvoerende rol of het geautomatiseerde systeem (als actor) toegewezen. |
| Hulpmiddelen | Alle benodigde applicaties, IT-systemen, fysieke gereedschappen én informele hulpmiddelen (bijv. losse Excel-lijsten) zijn in kaart gebracht. |
| Fysieke Objecten | Tastbare goederen, componenten of papieren dossiers die door de stappen stromen, zijn als afzonderlijke objecten geïsoleerd. |
| Basisregels (Guides) | Alle geldende wet- en regelgeving, SLA-normen, kwaliteitskaders en informele afspraken zijn genoteerd als prescriptieve randvoorwaarden. |
Notitie
De bouwstenen hoeven tijdens Validatie 2 nog geen sluitend diagram of relationele matrix te vormen. Het modelleren en onderling verbinden van de objecten vindt exiciet plaats in Fase 3 (Analyse & Structurering).
Zodra de criteria op groen staan en de Proceseigenaar akkoord heeft gegeven, is de basis gelegd voor een betrouwbare en gestructureerde modelbron.
Real-time voorbeeld
Beoordeeld door: Martin van Pelt op 2026-06-22
Gate Status: PENDING
| Criterium | Status | Toelichting |
|---|---|---|
| Interviews afgerond | ● | Alle interviews met SME's en observaties binnen scope zijn afgerond. |
| Canvas bouwstenen gevuld | ● | Ruwe kennis is als platte lijst gekoppeld aan het SSoT Canvas. |
| Hulpmiddelen & systemen compleet | ● | Applicaties en schaduw-IT zijn per stap geïdentificeerd. |
| Fysieke objecten in kaart | ● | Tastbare stromen en materialen zijn vastgelegd. |
| Kaders & regels genoteerd | ● | Wetgeving en informele werkafspraken zijn genoteerd. |
| Markdown Notes aangemaakt | ● | Eerste gestructureerde bestanden aangemaakt. |