Fase 3. Analyse & Structurering
Fase 3 is de fase waarin de in de vorige fase verzamelde praktijkkennis wordt omgezet naar de formele structuur van het PDM-metamodel. In deze fase wordt de overgang gemaakt van een ruwe verzameling feiten naar een samenhangend en logisch werknetwerk.
De centrale vraag in deze fase luidt: “Welke objecten en afhankelijkheden vormen het werknetwerk?”.
Kernactiviteiten
Tijdens deze fase voert de Procesdocumentalist vier cruciale activiteiten uit om de informatie te structureren:
- Objectanalyse: Identificeer definitief de verschillende objecten (proces, stap, informatie, actor, regel).
- Deduplicatie: Verwijder dubbele begrippen, overlappende beschrijvingen en tegenstrijdige definities.
- Relatieanalyse: Stel vast hoe objecten met elkaar verbonden zijn, welke informatie afhankelijkheden creëert en welke regels invloed hebben.
- Structurering: Breng de geanalyseerde objecten onder in een logisch werkdomein.
- Resultaat: Een conceptueel werknetwerk.
Ontwikkeling van de Werkobjecten
In fase 3 evolueren de werkobjecten naar een conceptueel niveau:
- Proces: Objecten worden gestructureerd binnen een logisch werkdomein.
- Processtap: Er vindt een objectanalyse plaats waarbij de juiste korrelgrootte van de activiteiten wordt bepaald.
- Informatieobject: Via de relatieanalyse worden de kritische informatie-afhankelijkheden vastgesteld.
- Uitvoerder (Actor): Rollen worden gededupliceerd en nadrukkelijk gescheiden van de organisatiestructuur.
- Regel: Regels worden geïdentificeerd en gekoppeld aan de specifieke stappen die zij beïnvloeden.
Veelvoorkomende valkuilen en aanpak
Fase 3 is methodisch gezien de meest uitdagende fase. De PDM-werkwijze waarschuwt voor de volgende valkuilen:
- Niet-herkende duplicaten: Hetzelfde object verschijnt onder verschillende namen (bijv. ‘incident’ versus ‘storing’). Aanpak: Identificeer objecten op basis van hun aard en inhoud, onafhankelijk van de benaming.
- Te grove modellering: Processtappen zoals “Incident afhandelen” zijn te breed, waardoor de werkelijke afhankelijkheden onzichtbaar blijven. Aanpak: Modelleer op het niveau waarop een actor een specifieke handeling verricht met herleidbare input en output.
- Relaties verborgen in tekst: Belangrijke afhankelijkheden worden in volzinnen beschreven in plaats van als expliciete koppelingen. Aanpak: Vertaal alle narratieve beschrijvingen consequent naar expliciete objecten en relaties.
- Verwarring met organisatiestructuur: Afdelingen worden soms foutief als activiteiten gezien (bijv. ‘de Servicedesk’). Aanpak: Houd een strikt onderscheid tussen wat er gebeurt (processtap) en wie het doet (uitvoerder).
Resultaat
Het formele resultaat van fase 3 is het Conceptueel werknetwerk. In dit netwerk zijn alle duplicaten verwijderd en zijn de fundamentele relaties gelegd, zodat het model in de volgende fase (Modellering & Documentatie) technisch kan worden vastgelegd en gevisualiseerd.
Overgang van Fase 3 naar Fase 4
Om de overgang van Fase 3 (Analyse & Structurering) naar Fase 4 vorm te geven, moeten de exitcriteria toetsen of de ‘ruwe oogst’ uit de inventarisatie succesvol is getransformeerd naar een logisch, consistent en formeel werknetwerk.
In Fase 3 stopt het losse verzamelen en begint het boetseren: je legt de definitieve dwarsverbanden tussen de processen, actoren, informatieobjecten en regels. De exitcriteria in deze fase bewaken de architectonische en logische kwaliteit van je model, zodat je in de volgende fase niet vastloopt met een onsamenhangend web.