Opslag en versiebeheer

Binnen PDM hanteren we een ijzeren wet: scheid de bron van de publicatie. Omdat we werken vanuit een model-gedreven aanpak (Single Source of Truth), verschilt de opslaglocatie en de logica van het centrale werknetwerk wezenlijk van die van de afgeleide documenten.

Hieronder staat het universele opslag- en versiebeheerontwerp dat rust, structuur en 100% traceerbaarheid garandeert, ongeacht de softwaretooling die je organisatie gebruikt.

Opslag van het Werknetwerk

Het centrale werknetwerk (de database met alle kennisobjecten en hun onderlinge relaties) is het meest kritieke bezit. Dit wordt opgeslagen in een beveiligde, centrale beheeromgeving.

Locatie & Toegang

• Waar: Een centrale database of repository (bijvoorbeeld binnen een gespecialiseerde modelleertool, een grafendatabase, of een versiebeheerde mappenstructuur met gestructureerde bestanden zoals JSON/YAML).
• Rechten: Strikt afgeschermd. Alleen de Modelmeester heeft schrijfrechten (Read/Write). Operationele experts en proceseigenaren hebben uitsluitend leesrechten (Read-Only) op de brondata, of communiceren via mutatieverzoeken.

Versiebeheer

Het model maakt gebruik van historisch versiebeheer. Dit betekent dat we nooit oude gegevens overschrijven, maar wijzigingen incrementeel opslaan.

• Conceptversies (Minor): Tijdens het modelleren of het verwerken van een grote wijziging werkt de Modelmeester in een concept-omgeving (bijv. v1.1, v1.2).
• Productieversies (Major): Zodra een wijziging formeel is goedgekeurd door de Proceseigenaar, krijgt het model een nieuwe hoofdversie (bijv. v2.0). Elke productieversie van het model krijgt een unieke tijdstempel (timestamp).

Opslag van afgeleide documentatie

Afgeleide documenten — zoals procesbeschrijvingen, werkinstructies en RACI-matrices — zijn tijdelijke ‘kiekjes’ van het model op een specifiek moment. Deze worden geautomatiseerd gegenereerd en gepubliceerd op de plek waar de organisatie de kennis daadwerkelijk consumeert.

Locatie & toegang

• Waar: Het reguliere publicatieplatform van de organisatie. Dit kan een intranet zijn, een documentmanagementsysteem (DMS) zoals SharePoint, of een statische kennissite (zoals Hugo/Obsidian).
• Rechten: Toegankelijk voor de gehele doelgroep. Medewerkers moeten er blind op kunnen vertrouwen dat wat hier staat, de huidige operationele werkelijkheid is. De documenten zijn hier altijd Read-Only; handmatige aanpassingen in deze documenten zijn technisch geblokkeerd of organisatorisch verboden.

Versiebeheer van afgeleide documenten

Om wildgroei en verwarring te voorkomen, is het versiebeheer van afgeleide documenten direct gekoppeld aan de hoofdversie van het model:

1. Geen handmatige versienummers: Een werkinstructie krijgt nooit handmatig ‘v3.2’ als label. Het versienummer wordt gegenereerd op basis van de productieversie van het model + de generatiedatum (bijv. Doc-ID - Model v2.0 - [Datum]).
2. Overschrijven bij publicatie: Zodra model v2.0 live gaat, worden de oude afgeleide documenten (van v1.0) op het publicatieplatform direct overschreven of gearchiveerd. Er is op het platform maar één actieve versie zichtbaar voor de eindgebruiker.

Opslagschema

Archief

Voor audits, compliance en historische reconstructies (bijvoorbeeld: “Welke werkinstructie gold er op 14 mei vorig jaar?”) is een waterdicht archief noodzakelijk.

• Geautomatiseerd archief: Omdat het centrale model historisch versiebeheer toepast, kan de Modelmeester op basis van een datum in het verleden altijd met terugwerkende kracht de exacte ‘afgeleide documenten’ van die specifieke dag reproduceren.
• Statisch archief (optioneel): Indien de compliance-richtlijnen van de organisatie vereisen dat de documenten zélf fysiek bewaard blijven, worden de afgeleide documenten bij een grote wijziging automatisch als ‘bevroren’ PDF of Markdown-bestand naar een afgeschermde archiefmap doorgezet, voorzien van het label [GEARCHIVEERD].

Samenvattend: Rust door structuur

Door de opslag zo strak te scheiden, voorkom je de klassieke valkuil waarbij medewerkers in verouderde documenten kijken, of erger nog: zelf aanpassingen gaan maken in een lokale Word-kopie. De bron is veilig en in beheer; de publicatie is dynamisch, actueel en voor iedereen beschikbaar.

graph TD
    subgraph Beheeromgeving [Bron: Beheer]
        A[(Centraal Werknetwerk <br> SSoT Model)] -->|Historisch Versiebeheer v1.0 / v2.0| A
    end

    subgraph Publicatie [Output: Publicatie]
        B[Procesbeschrijvingen]
        C[Werkinstructies]
        D[RACI-Matrices]
    end

    A -->|Automatische Regeneratie| Publicatie