Algemene Voorwaarden – De Procesdocumentalist
Versie 3.0 – Juni 2026
Handelend onder de naam: De Procesdocumentalist
KvK: 12345678 | BTW: NL123456789B01
E-mail: info@procesdocumentalist.nl
1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- De Procesdocumentalist: Martin van Pelt, de gebruiker van deze algemene voorwaarden, die de Procesdocumentatie Methode (PDM) toepast.
- Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die aan De Procesdocumentalist een opdracht verstrekt om bedrijfskennis te structureren.
- Werknetwerk (SSoT): De centrale, model-gedreven kennisdatabase waarin objecten en relaties op basis van de PDM-grammatica éénmalig worden vastgelegd.
- Deliverables / Projecties: De automatische, model-gedreven weergaven die uit het Werknetwerk worden gegenereerd, waaronder Flow Views, Domein Views, Werkinstructies, Uitvoerderprofielen en RACI-matrices.
- Kwaliteitsgates: De formele toetsings- en dechargemomenten tussen de opeenvolgende fasen van de PDM-werkwijze.
- Overeenkomst: Elke afspraak tussen Opdrachtgever en De Procesdocumentalist tot het leveren van diensten.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, werkzaamheden en overeenkomsten van De Procesdocumentalist.
2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk (waaronder per e-mail) tussen partijen zijn overeengekomen.
2.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Diensten & Reikwijdte (De Procesdocumentatie Methode)
De Procesdocumentalist levert diensten die strikt zijn gebaseerd op de Procesdocumentatie Methode (PDM), onderverdeeld in de volgende modulaire fasen:
- Kennisinventarisatie & Scoping (Fase 1 & 2): Het afbakenen van het werkdomein en het ophalen van ruwe praktijkkennis via interviews en workshops.
- Normalisatie & Netwerkarchitectuur (Fase 3): Het de-dupliceren van data, het elimineren van synoniemen en het structureren van kennis aan de hand van de vijf fundamentele PDM-bouwstenen (Processen, Processtappen, Informatieobjecten, Uitvoerders en Regels).
- Model-gedreven Inrichten & Validatie (Fase 4 & 5): Het technisch invoeren van het netwerk in de centrale bron en het geautomatiseerd genereren en valideren van de deliverables.
3.1 Uitsluitingen: De diensten van De Procesdocumentalist omvatten uitdrukkelijk geen juridisch, fiscaal of technisch IT-infrastructuuradvies. De Procesdocumentalist modelleert de operationele werkelijkheid, maar is niet verantwoordelijk voor het operationeel uitvoeren van taken binnen de organisatie van de Opdrachtgever.
4. Totstandkoming van de Overeenkomst
4.1 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat De Procesdocumentalist een schriftelijke of elektronische (per e-mail) bevestiging van een opdracht van de Opdrachtgever heeft ontvangen en geaccepteerd.
4.2 Offertes en tariefvoorstellen van De Procesdocumentalist zijn vrijblijvend en geldig voor de daarin genoemde termijn.
5. Uitvoering, Kwaliteitsgates & Oplevering
5.1 Uitvoeringsstandaard: De Procesdocumentalist voert de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uit conform de formele specificaties en validatieregels van de PDM-methodiek.
5.2 Medewerkingsverplichting & Kwaliteitsgates: De PDM-werkwijze is strikt gefaseerd en afhankelijk van formele goedkeuringen door de Opdrachtgever (Kwaliteitsgates 1 t/m 5).
- De Opdrachtgever is verplicht om tijdig de benodigde operationele experts en proceseigenaren beschikbaar te stellen voor interviews, workshops en validatierondes.
- Indien de Opdrachtgever of diens aangewezen proceseigenaar niet tijdig of niet gemotiveerd akkoord geeft bij een Kwaliteitsgate, worden de werkzaamheden opgeschort. Eventuele extra uren of vertragingskosten die hieruit voortvloeien, komen volledig voor rekening van de Opdrachtgever.
5.3 Oplevering: Oplevering van de deliverables geschiedt digitaal, bij voorkeur in de vorm van gestructureerde data (Markdown/HTML-omgeving) of via een overeengekomen platform. Na de finale decharge (Gate 5) wordt het model bevroren en overgedragen naar de lijnorganisatie voor continu beheer.
6. Tarieven & Betaling
6.1 Tarieven: Tarieven worden vooraf overeengekomen en kunnen gebaseerd zijn op een uurtarief, een dagtarief (bij workshops) of een vast bedrag per afgebakende PDM-fase of totaaltraject. Alle tarieven zijn exclusief BTW en eventuele reiskosten of derdelicenties.
6.2 Facturering en Betaling: Facturering geschiedt maandelijks of na het succesvol passeren van een specifieke Kwaliteitsgate. De betalingstermijn bedraagt veertien (14) dagen na factuurdatum.
6.3 Voorschot: Voor omvangrijke trajecten (met een totale projectwaarde boven €2.500) is De Procesdocumentalist gerechtigd een voorschot van 30% tot 50% te factureren alvorens met de werkzaamheden te starten.
7. Aansprakelijkheid
7.1 Beperking: De totale aansprakelijkheid van De Procesdocumentalist wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag dat voor de desbetreffende opdracht (of specifieke fase) is gefactureerd en betaald, met een absoluut maximum van €10.000 per kalenderjaar.
7.2 Uitsluiting gevolgschade: De Procesdocumentalist is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade als gevolg van operationele fouten op de werkvloer die zijn gebaseerd op door de Opdrachtgever foutief of incompleet verstrekte gegevens tijdens de inventarisatiefase.
7.3 Verzekering: De Procesdocumentalist heeft een passende beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
8. Intellectueel Eigendom & Gebruiksrechten
8.1 Eigendom Methode: Alle rechten van intellectueel eigendom op de Procesdocumentatie Methode (PDM), waaronder de specifieke PDM-architectuur, de validatielogica, transformatietemplates en presentatiemodellen, berusten en blijven uitdrukkelijk rusten bij De Procesdocumentalist.
8.2 Gebruiksrecht Opdrachtgever: De Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, onoverdraagbaar en eeuwigdurend gebruiksrecht op het specifiek voor haar organisatie ingerichte Werknetwerk en de daaruit gegenereerde Deliverables (zoals werkinstructies en procesbeschrijvingen) ten behoeve van de eigen, interne bedrijfsvoering.
8.3 Beperkingen: Het is de Opdrachtgever niet toegestaan om de onderliggende PDM-methodologie, templates of database-architectuur te verkopen, commercieel te exploiteren of buiten de eigen organisatie te verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van De Procesdocumentalist.
9. Vertrouwelijkheid & Privacy
9.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwd als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie (zoals operationele bedrijfsdata en klantinformatie).
9.2 Conform de PDM-integriteitsregels worden uitvoerders binnen het model uitsluitend als abstracte rollen gedocumenteerd, waardoor de verwerking van persoonsgegevens in het Werknetwerk tot een minimum wordt beperkt.
9.3 De Procesdocumentalist is gerechtigd geanonimiseerde casussen en de behaalde resultaten op de PDM Volwassenheidsmatrix te gebruiken voor marketing- en portfoliodoeleinden, tenzij de Opdrachtgever dit vooraf uitdrukkelijk schriftelijk heeft verboden.
10. Duur & Beëindiging
10.1 Indien de overeenkomst betrekking heeft op een specifiek PDM-implementatietraject, eindigt de overeenkomst van rechtswege na het succesvol passeren van de finale validatie en oplevering (Gate 5).
10.2 Elk der partijen kan een overeenkomst voor onbepaalde tijd (bijvoorbeeld voor doorlopend modelbeheer of auditing) uitsluitend schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand.
10.3 Bij tussentijdse beëindiging door de Opdrachtgever is deze verplicht tot betaling van de tot dan toe uitgevoerde werkzaamheden en de uren die zijn gemaakt tot aan de laatst gepasseerde Kwaliteitsgate.
11. Overmacht
11.1 De Procesdocumentalist is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daartoe gehinderd wordt als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt in elk geval verstaan: langdurige ziekte of ongeval van De Procesdocumentalist, storingen in computernetwerken, internetverbindingen of kritieke softwaretools, evenals overheidsmaatregelen die de uitvoering van workshops op locatie verhinderen.
11.2 In geval van overmacht worden de verplichtingen en de planning opgeschort. Indien de overmachtsituatie langer dan zestig (60) dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding.
12. Klachten & Geschillen
12.1 Klachten over de uitgevoerde werkzaamheden of een specifieke projectie dienen binnen veertien (14) dagen na de desbetreffende Kwaliteitsgate of eindoplevering schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld aan De Procesdocumentalist.
12.2 Indien een klacht gegrond is, zal De Procesdocumentalist de werkzaamheden alsnog naar behoren uitvoeren (door het model in de bron te corrigeren en de deliverables opnieuw te genereren), tenzij dit inmiddels voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden.
12.3 Op alle rechtsbetrekkingen waarbij De Procesdocumentalist partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar De Procesdocumentalist gevestigd is.
Contact:
De Procesdocumentalist | Martin van Pelt
info@procesdocumentalist.nl | www.procesdocumentalist.nl