Begrippenlijst

Algemeen

7x Documentation System: Methode voor het systematisch ontwikkelen, structureren en onderhouden van procesdocumentatie binnen organisaties.; De methode bestaat uit vijf bouwstenen (processtappen, kwaliteitssluizen, templates, documentstructuur, procesdocument) en een 9-laags documentstructuur voor de opbouw van procesdocumenten. Ondersteund door een besturingslaag (Documentkaart en levenscyclus) en een templatebibliotheek.
Procesdocumentatie: Verzameling van gestructureerde documenten die de werkwijzen, verantwoordelijkheden en afspraken binnen een organisatie beschrijven.; Doel is om kennis te borgen, consistentie te waarborgen en efficiëntie te vergroten.
Procesdocumentalist: Rol verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van procesdocumentatie volgens 7xDS.; Taken: toepassen van de methode, beheer van templates, kwaliteitscontrole, en training van medewerkers.

Procesdocument en Structuur

Procesdocument

Gestructureerde beschrijving van een bedrijfsproces volgens de 7xDS-standaard.

Bevat meerdere lagen (zie 9-lagenmodel) die samen proceslogica, rollen, sturing en documentatie afdekken. Wordt beheerd via een Documentkaart en levenscyclus.

Bestuurbaar procesdocument

Procesdocument dat actief beheerd kan worden via de Documentkaart en levenscyclus.

Kenmerken: traceerbaar, versioned, en gekoppeld aan verantwoordelijke eigenaren.

Documentkaart

Besturingscomponent van een procesdocument.

Bevat metadata zoals:

Procesnaam
Document-ID
Versie
Status (bv. Concept, Goedgekeurd)
Eigenaar (proceseigenaar)
Auteur
Datum laatste wijziging

Fungeert als centraal coördinatiepunt voor het beheer van het procesdocument.

Procesdocumentlevenscyclus

Gedefinieerde reeks statussen waarin een procesdocument zich kan bevinden.

Standaard statussen:

Concept – Initiële opzet.
In beoordeling – Onder review door proceseigenaar of kwaliteitsmanager.
Goedgekeurd – Akkoord voor publicatie.
Gepubliceerd – Beschikbaar voor gebruikers.
Vervallen – Niet meer actueel.
Gearchiveerd – Bewaard voor historisch overzicht.

Status (document)

Huidige fase van een procesdocument binnen de levenscyclus.

Geeft aan in welke mate het document is ontwikkeld, beoordeeld of actief.

Documentstructuur

Standaardstructuur voor het opbouwen van procesdocumenten binnen 7xDS. Elke laag dekt een specifiek aspect van het proces.

Documentstructuur: Raamwerk voor de opbouw van procesdocumenten, bestaande uit negen lagen die samen proceslogica, sturing en documentatie afdekken.; Doel: consistentie, volledigheid en herbruikbaarheid van procesdocumentatie.

Lagen in detail

Beheer & Architectuur

Eigenaarschap en positionering van het procesdocument.

Bevat:

Eigenaar en verantwoordelijken.
Documentbeheer (versiebeheer, toegang).
Koppeling met andere processen en systemen.

Procesdoel
: Definitie van het doel, waarde en context van het proces.
: Bevat: - Doelstelling van het proces. - Waarde voor de organisatie. - Relatie met strategische doelen.

Procescontext

Externe en interne context van het proces.

Bevat:

Inputs (wat gaat erin?).
Outputs (wat komt eruit?).
Triggers (wat activeert het proces?).
Relaties met andere processen, systemen of afdelingen.

Procesidentiteit

Formele identificatie van het proces.

Bevat:

Unieke proces-ID.
Classificatie (bv. primair/ondersteunend proces).
Rollen en verantwoordelijkheden (wie doet wat?).

Procesmodellering

Visuele weergave van het proces.

Gebruikt:

Flowcharts (stroomdiagrammen).
BPMN (Business Process Model and Notation).
Swimlanes (voor rolverdeling).
Stroomdiagrammen (voor complexe logica).

Procesuitwerking

Gedetailleerde beschrijving van het proces.

Bevat:

Stappen (wat moet er gebeuren?).
Beslissingen (keuzes en voorwaarden).
Instructies (hoe moet het gebeuren?).
Tijdsduur (hoe lang duurt elke stap?).

Processturing

Monitoring en prestatiebeheer van het proces.

Bevat:

KPI’s (Key Performance Indicators).
Metrieken (meetbare doelen).
Monitoring (hoe wordt prestatie gemeten?).
Rapportage (hoe wordt gerapporteerd?).

Procesverbetering

Mechanismen voor continue verbetering van het proces.

Bevat:

Feedbackloops (hoe wordt feedback verzameld?).
Optimalisatie (hoe wordt het proces verbeterd?).
Change management (hoe worden wijzigingen doorgevoerd?).

Documentatiebeheer

Versiebeheer, publicatie en onderhoud van het procesdocument.

Bevat:

Versiehistorie.
Publicatieproces (wie mag publiceren?).
Onderhoudsplan (hoe vaak wordt het document geüpdatet?).

Processtappen 7xDS

Fasen voor het ontwikkelen van procesdocumentatie volgens 7xDS.

Processtap

Afgebakende activiteit binnen een bedrijfsproces of 7xDS.

Voorbeeld: “Intake & Scope” of “Verzamelen van procesinformatie”.

Processtappen

Gestructureerde volgorde van vijf processtappen binnen 7xDS voor het opbouwen van procesdocumentatie:

Intake & Scope
Verzamelen van procesinformatie
Structureren van procesinformatie
Opbouwen procesdocument
Publiceren procesdocument

1. Intake & Scope

: Eerste stap in 7xDS.

Doel: Afbakening, doel en context van het procesdocument bepalen.

Activiteiten:

Identificeren van proceseigenaar en stakeholders.
Bepalen van scope (welke processen worden meegenomen?).
Vaststellen van doelstellingen en deliverables.

2. Verzamelen van procesinformatie

: Tweede stap in 7xDS.

Doel: Input verzamelen uit systemen, documenten en interviews.

Activiteiten:

Documentanalyse (bestaande procesdocumenten).
Interviews met proceseigenaren en gebruikers.
Systeemdata (bv. workflows, logs).

3. Structureren van procesinformatie

: Derde stap in 7xDS.

Doel: Ruwe procesinformatie ordenen en modelleren.

Activiteiten:

Categoriseren van informatie.
Modelleren van processen (bv. met BPMN).
Valideren van structuur met stakeholders.

4. Opbouwen procesdocument

: Vierde stap in 7xDS.

Doel: Gestructureerde informatie vertalen naar een volledig procesdocument volgens het 9-lagenmodel.

Activiteiten:

InvuDocumentatiebeheer: - Toepassen van templates uit de templatebibliotheek.
Kwaliteitscontrole (bv. consistentie, volledigheid).

5. Publiceren procesdocument

: Vijfde stap in de 7xDS.

Doel: Officiële vrijgave van het procesdocument voor gebruik.

Activiteiten:

Goedkeuring door proceseigenaar.
Publicatie in het documentmanagementsysteem (bv. SharePoint, Confluence).
Communicatie naar gebruikers.

Kwaliteitsbewaking

Kwaliteitssluizen

Controlepunten binnen 7xDS die de kwaliteit van procesdocumentatie bewaken.

Doel: Zorgen dat documentatie volledig, consistent en bruikbaar is.

Voorbeelden:

Scopevalidatie – Controle of het proces correct is afgebakend.
Bronvalidatie – Controle of gebruikte informatiebronnen betrouwbaar en volledig zijn.
Structuurvalidatie – Controle of het procesdocument correct volgens het 9-lagenmodel is opgebouwd.
Documentvalidatie – Controle van volledigheid, consistentie en leesbaarheid.
Publicatievalidatie – Laatste controle voor publicatie.

Scopevalidatie

Kwaliteitssluis die checkt of het proces correct is afgebakend voordat verdere uitwerking plaatsvindt.

Criteria:

Is de scope helder?
Zijn alle relevante stakeholders betrokken?
Zijn uitsluitingen duidelijk gedefinieerd?

Bronvalidatie

Kwaliteitssluis die checkt of gebruikte informatiebronnen volledig en betrouwbaar zijn.

Criteria:

Zijn alle bronnen (documenten, interviews, systemen) gebruikt?
Zijn bronnen actueel en nauwkeurig?
Zijn er tegenstrijdigheden tussen bronnen?

Structuurvalidatie

Kwaliteitssluis die checkt of het procesdocument correct is opgebouwd volgens het 9-lagenmodel.

Criteria:

Zijn alle lagen ingevuld?
Is de opbouw logisch?
Zijn verwijzingen tussen lagen consistent?

Documentvalidatie

Kwaliteitssluis die de volledigheid, consistentie en leesbaarheid van het procesdocument controleert.

Criteria:

Is het document volledig (geen ontbrekende informatie)?
Is de taal consistent (geen tegenstrijdigheden)?
Is het document begrijpelijk voor de doelgroep?

Publicatievalidatie

Laatste kwaliteitssluis voor publicatie van het procesdocument.

Criteria:

Is het document goedgekeurd door de proceseigenaar?
Zijn alle validaties (scope, bron, structuur, document) succesvol doorlopen?
Is het document klaar voor publicatie (bv. juiste versie, metadata)?

Templates en Bibliotheek

Templatebibliotheek

Gestandaardiseerde verzameling van templates (T01–T71) binnen 7xDS.

Doel: Consistente opbouw van procesdocumentatie.

Kenmerken:

Herbruikbaar voor verschillende processen.
Aanpasbaar aan specifieke behoeften.
Gecategoriseerd per procesfase of functie.

Template

Gestandaardiseerd sjabloon voor het vastleggen van een specifiek onderdeel van een procesdocument.

Voorbeelden:

T01: Documentkaart – Metadata van het procesdocument.
T02: Procesdoel – Doel en waarde van het proces.
T03: Procescontext – Inputs, outputs en triggers.

Batch (templates)

Groepering van templates binnen de templatebibliotheek op basis van procesfase of functie.

Voorbeeld:

Batch 1: Beheer & Architectuur (Templates T01–T10).
Batch 2: Procesmodellering (Templates T11–T20).

Overige Begrippen

Procesinformatie

Alle input die nodig is om een proces te beschrijven.

Bronnen:

Interviews met proceseigenaren en medewerkers.
Documenten (bv. handboeken, SOP’s).
Systemen (bv. workflows, logs, databases).

Procesmodel

Gestructureerde weergave van een bedrijfsproces, meestal visueel of logisch opgebouwd.

Voorbeelden:

Flowchart (stroomdiagram).
BPMN-diagram (Business Process Model and Notation).
Swimlane-diagram (rolverdeling).

Procesarchitectuur

Overkoepelende structuur waarin processen, documentatie en governance zijn georganiseerd.

Doel: Samenhang tussen processen en documentatie waarborgen.

Documentbesturing

Mechanisme waarmee procesdocumenten worden beheerd via de Documentkaart en levenscyclus.

Onderdelen:

Versiebeheer.
Toegangcontrole.
Publicatieproces.

Governance (7xDS)

Stelsel van rollen, verantwoordelijkheden en controles binnen 7xDS.

Doel: Zorgen voor consistente toepassing van de methode.

Onderdelen:

Rollen (bv. procesdocumentalist, proceseigenaar).
Verantwoordelijkheden (wie doet wat?).
Controles (bv. kwaliteitssluizen).

Herbruikbaarheid

Principe binnen 7xDS waarbij templates en structuren consistent worden toegepast over meerdere procesdocumenten. : Voordelen:

Efficiëntie (minder dubbel werk).
Consistentie (uniforme documentatie).

Consistentie

Eigenschap waarbij procesdocumenten uniform zijn opgebouwd volgens het 7xDS-model.

Voordelen:

Begrijpelijkheid (gebruikers weten waar ze informatie kunnen vinden).
Onderhoudbaarheid (makkelijker om documenten bij te werken).

Kynno-case

Praktische toepassing van 7xDS binnen een voorbeeldomgeving (bv. incidentmanagement).

Doel: Illustreren hoe 7xDS in de praktijk werkt.

Proceseigenaar

Eindverantwoordelijke voor de inhoud en werking van een proces.

Taken:

Goedkeuren van procesdocumentatie.
Bewaken van de inhoudelijke juistheid.
Optimaliseren van het proces.

Processturing

Mechanisme voor het monitoren en sturen van processen.

Onderdelen:

KPI’s (Key Performance Indicators).
Metrieken (meetbare doelen).
Rapportage (hoe wordt gerapporteerd?).

Procesverbetering

Continue verbetering van processen via:

Feedback (van gebruikers).
Analyse (van prestatiedata).
Optimalisatie (aanpassingen doorvoeren).