Ingediend Wijzigingsvoorstel
| RFC Code | RFC-2026-042 | Status | InfoValidatie 1: In Behandeling |
|---|---|---|---|
| Validatiegediend Door | M. van Pelt (Proceseigenaar) | Datum Ingediend | 15 juli 2026 |
| Betreft Proces | PR-042 - Facturatie & Debiteurenbeheer | Voorgestelde Datum | 1 september 2026 |
Aanleiding & doel van de wijziging
Naar aanleiding van feedback van de werkvloer (Operationeel Medewerkers) en een recente audit op compliance, is er een knelpunt vastgesteld in de overdracht van goedgekeurde facturen naar de IT-systemen. Handmatige invoer zorgt momenteel voor een foutmarge van ca. 3.5%.
Doel: Het automatiseren van de dataflow tussen het goedkeuringsportaal en het ERP-systeem, en het toevoegen van een expliciete goedkeuringsstap door de Teamleider voor facturen boven de € 5.000,-.
Voorgestelde wijzigingen in detail
| Onderdeel | Huidige situatie (v1.2) | Nieuwe situatie (v2.0-concept) |
|---|---|---|
| Processtap | Directe handmatige doorboeking na controle medewerker. | Automatische synchronisatie. Bij bedragen > € 5.000,- treedt een extra ‘Validatie’ goedkeuringstaak op voor de Teamleider. |
| Systeem-impact | Handmatige invoer via de ERP-gebruikersinterface. | Integratie via API (Systeemimpact-projectie vereist update). |
| RACI Matrix | Teamleider heeft geen actieve rol (alleen geïnformeerd). | Teamleider wordt Accountable (A) voor de goedkeuring boven de drempelwaarde. |
Initiële keten- & systeemimpact
De wijziging raakt zowel de organisatorische kant als de technische infrastructuur:
- Systeembetrokkenheid: Exact Online API & Salesforce billing module.
- Risicoanalyse: Laag risico op downtime, maar strenge datavalidatie vereist om foutieve API-calls te voorkomen.
- Trainingsbehoefte: Zeer beperkt. De teamleiders ontvangen een korte instructie over de nieuwe goedkeuringstaken in hun dashboard.
Validatie Dashboard
Wijzigingsvoorstel: RFC-2026-042
| Fase | Gate / Beslismoment | Status | Beoordeeld Door | Datum | Criteria Voortgang |
|---|---|---|---|---|---|
| Fase 1 | Validatie 1 - Scope-akkoord | PENDING | Martin van Pelt | 2026-06-22 | ● ● ● ● ● ● |
| Fase 2 | Validatie 2 - Inventarisatiecheck | PENDING | Martin van Pelt | 2026-06-22 | ● ● ● ● ● ● |
| Fase 3 | Validatie 3 - Canvas-freeze | PENDING | Martin van Pelt | 2026-06-22 | ● ● ● ● ● |
| Fase 4 | Validatie 4 - Oplevervalidatie | PENDING | Martin van Pelt | 2026-06-22 | ● ● ● ● ● |
| Fase 5 | Validatie 5 - Beheeroverdracht | PENDING | Martin van Pelt | 2026-06-23 | ● ● ● ● ● ● |
PDM Automatiseringsprincipe
Omdat dit voorstel is ingediend binnen de PDM-systematiek, is dit formulier direct gekoppeld aan de centrale metadata. Zodra de wijziging in Validatie 5 wordt goedgekeurd, worden alle gekoppelde documenten (werkinstructies) en projecties (RACI, Systeemimpact) in de portal in één keer live bijgewerkt naar versie 2.0.