Procesrollen

Binnen de Procesdocumentatie Methode (PDM) vervullen verschillende rollen een specifieke verantwoordelijkheid in het uitvoeren, aansturen, analyseren, documenteren en beheren van processen.

Door deze rollen expliciet te definiëren ontstaat duidelijkheid over:

• wie het proces uitvoert
• wie het proces aanstuurt
• wie procesinformatie analyseert
• wie procesdocumentatie opstelt
• wie eindverantwoordelijk is

Een duidelijke rolverdeling voorkomt dat procesdocumentatie vrijblijvend of ad hoc wordt. De PDM beschouwt procesdocumentatie daarom als een gestructureerde samenwerking tussen uitvoering, sturing, analyse, documentatie en governance.

Overzicht van procesrollen

Deze rollen vormen samen het uitvoerings- en beheermodel van de PDM.

Proceseigenaar

De proceseigenaar is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het proces én voor de juistheid van het procesdocument.

De proceseigenaar:

• bepaalt doel en scope van het proces
• valideert en keurt procesdocumentatie goed
• neemt besluiten over proceswijzigingen
• bewaakt de aansluiting met organisatiedoelstellingen

De proceseigenaar is de inhoudelijke en organisatorische eindverantwoordelijke.

Meer over de Proceseigenaar.

Procesmanager

De procesmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het proces.

De procesmanager:

• stuurt de operationele uitvoering aan
• bewaakt capaciteit, planning en prestaties
• signaleert operationele knelpunten
• vertaalt beleid naar uitvoering
• ondersteunt procesverbetering vanuit de operatie

De procesmanager vormt de schakel tussen strategie en uitvoering.

Meer over de Procesmanager.

Procesuitvoerder

De procesuitvoerder voert de procesactiviteiten uit en levert praktijkkennis.

De procesuitvoerder:

• voert processtappen uit volgens werkinstructies
• registreert procesinformatie waar nodig
• signaleert afwijkingen in uitvoering
• levert feedback uit de praktijk
• draagt bij aan procesverbetering

De procesuitvoerder vormt de bron van operationele procesinformatie.

Meer over de Procesuitvoerder.

Procesanalist

De procesanalist analyseert en structureert processen.

De procesanalist:

• analyseert processtromen en afhankelijkheden
• identificeert knelpunten en verbeterkansen
• modelleert processen (bijv. BPMN of flows)
• ondersteunt procesverbetering
• vertaalt praktijk naar proceslogica

De procesanalist richt zich op begrip, structuur en optimalisatie van processen.

Meer over de Procesanalist.

Procesdocumentalist

De procesdocumentalist structureert, schrijft en beheert procesdocumentatie.

De procesdocumentalist:

• verzamelt en structureert procesinformatie
• vertaalt input naar het 9-lagenmodel
• schrijft en onderhoudt procesdocumenten
• bewaakt consistentie tussen documenten
• beheert versiebeheer en publicatie

De procesdocumentalist vormt de structuur- en documentatielaag van de PDM.

Meer over de Procesdocumentalist.

Rollen binnen de Stage-Gates

Binnen de PDM worden procesdocumenten stapsgewijs ontwikkeld en gevalideerd via de Stage-Gates.

Bij deze beslismomenten spelen verschillende rollen een vaste rol:

Samenwerking tussen rollen

Effectieve procesdocumentatie ontstaat door samenwerking tussen alle rollen:

• Procesuitvoerder levert praktijkinformatie
• Procesmanager stuurt de uitvoering en context
• Procesanalist vertaalt naar structuur en logica
• Procesdocumentalist borgt documentatie en structuur
• Proceseigenaar valideert en beslist

Relatie met de PDM

De rollen vormen samen de uitvoeringslaag van de Procesdocumentatie Methode en zijn direct gekoppeld aan:

• de procesdocumentatiecyclus
• het 9-lagenmodel
• stage-gates
• het procesdocumentatieplatform

Samen zorgen zij ervoor dat procesdocumentatie consistent, uitvoerbaar en bestuurbaar is.