Methode

De methode brengt verschillende onderdelen samen tot één samenhangende aanpak. Het resultaat is documentatie die niet alleen inhoudelijk correct is, maar ook reproduceerbaar, controleerbaar en duurzaam te onderhouden is.

Wat maakt de methode anders?

Veel procesdocumentatie ontstaat versnipperd: losse schema’s, onvolledige beschrijvingen en documenten zonder duidelijke samenhang.

De Procesdocumentatiemethode pakt dit anders aan.

De methode onderscheidt zich door vier kenmerken:

• Een gestructureerde werkwijze: procesdocumentatie wordt ontwikkeld via een vast proces met duidelijke stappen.
• Ingebouwde kwaliteitscontrole: kwaliteitssluizen zorgen ervoor dat inhoud, structuur en consistentie systematisch worden gecontroleerd.
• Standaardisatie zonder rigiditeit: templates bieden structuur en herbruikbaarheid, terwijl de inhoud altijd hetzelfde proces volgt.
• Samenhang door een vaste documentstructuur: de procesdocumentstructuur zorgt ervoor dat informatie op een consistente manier wordt vastgelegd.

De onderdelen van de methode

De Procesdocumentatiemethode bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen.
Samen vormen zij het productie- en beheersysteem waarmee procesdocumentatie wordt ontwikkeld en onderhouden.

• Procesdocumentatieproces: het productieproces waarin procesinformatie wordt verzameld, geanalyseerd en uitgewerkt
• Kwaliteitssluizen: controlepunten die de kwaliteit en consistentie van procesdocumentatie bewaken
• Templatebibliotheek: gestandaardiseerde templates die structuur en uniformiteit garanderen
• Procesrollen: rollen die verantwoordelijk zijn voor het verzamelen, controleren en autoriseren van procesinformatie
• Procesdocumentstructuur : de inhoudelijke opbouw van het procesdocument in negen samenhangende documentlagen
• Onderhoud van procesinformatie: het beheerproces waarmee procesdocumentatie actueel, consistent en betrouwbaar blijft

(Klik op de onderdelen voor meer informatie)

flowchart TB

A@{ shape: rounded, label: "Procesdocumentatieproces" }
B@{ shape: rounded, label: "Kwaliteitssluizen" }
C@{ shape: rounded, label: "Templatebibliotheek" }
D@{ shape: rounded, label: "Documentstructuur" }
R@{ shape: rounded, label: "Procesrollen" }
O@{ shape: rounded, label: "Onderhoud" }
M@{ shape: rounded, label: "Documentkaart" }

F@{ shape: rounded, label: "Procesdocument" }

G@{ shape: rounded, label: "Procesdocumentatieplatform" }
E@{ shape: rounded, label: "Procesverbeteringscyclus" }

C --> A
A --> B
A --> D
A --> F
D --> F

R --> A
R --> B

F --> O
O --> F

F --> G --> E --> A

M --- A
M --- B
M --- C
M --- D
M --- R
M --- O

click A "/methode/proces/"
click B "/methode/kwaliteitssluizen/"
click C "/methode/templates/"
click D "/methode/structuur/"
click R "/methode/procesrollen/"
click M "/methode/besturing/documentkaart/"
click F "/methode/procesdocument/"
click O "/methode/onderhoud/"
click E "/procesverbetering/"
click G "/platform/"

Het procesdocumentatieproces

De motor van de methode is een sequentieel productieproces. In plaats van een ad hoc werkwijze volgt de methode vijf duidelijke stappen:

• Bepalen van scope door middel van een intake
• Verzamelen van procesinformatie
• Structurering van procesinformatie verzameld in de tweede stap
• Opbouwen van het procesdocument
• Publiceren en vrijgeven van het procesdocument.

Meer hierover: Procesdocumentatieproces

Kwaliteitssluizen

Kwaliteitsluizen vormen een controlesysteem waarbij na elke stap in het proces een formele validatie plaatsvindt die de consistentie en toepasbaarheid toetst. Wordt niet aan de validatie voldaan, dan kan niet aan de volgende stap worden begonnen.

Meer hierover: Kwaliteitssluizen

Templatebibliotheek

De templatebibliotheek omvat gestandaardiseerde templates en zorgt voor een consistente structuur, terminologie en mate van detaillering.

Meer hierover: Templatebibliotheek

Procesrollen

De uitvoering van de methode vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden.
Procesrollen bepalen wie betrokken is bij het verzamelen, structureren, controleren en autoriseren van procesdocumentatie.

Meer hierover: Procesdocumentatierollen

Procesdocumentstructuur

De Procesdocumentstructuur vormt de inhoudelijke ruggengraat van elk procesdocument en bestaat uit negen samenhangende documentlagen.

Meer hierover: Procesdocumentstructuur

Onderhoud van procesinformatie

Procesdocumentatie is alleen waardevol zolang zij actueel en betrouwbaar blijft.
Daarom bevat de Procesdocumentatiemethode een expliciet onderhoudsproces.

Meer hierover: Onderhoud van procesdocument

Besturing

Binnen PDM is een expliciete besturingslaag ingebouwd die de methode als geheel bewaakt.

Documentkaart

De Documentkaart definieert en bewaakt de samenhang van de gehele methode:

• centrale methodedefinitie
• standaardisatie van toepassing
• synchronisatie van alle componenten
• startpunt voor implementatie

De Documentkaart fungeert daarmee als het besturingssysteem van het procesdocument.

Meer hierover: Documentkaart

Het resultaat: het procesdocument

Het procesdocument is het centrale eindproduct en bevat:

• de volledige procesinhoud (PDA)
• validatie via kwaliteitssluizen
• structurele opbouw via templates

Meer hierover: Het Procesdocument

De ontsluiting: het procesdocumentatieplatform

Het platform vormt de centrale omgeving voor toegang, versiebeheer en gebruik van procesdocumentatie binnen de organisatie.

Meer hierover: Het Platform

Continuïteit via de verbeteringscyclus

De methode wordt opnieuw geactiveerd wanneer operationele feedback of strategische wijzigingen dit vereisen.

Meer hierover: Procesverbeteringscyclus

De waarde van de methode

De methode richt zich op het verzamelen, structureren en onderhouden van procesinformatie.
Dit is niet alleen een documentatie-oefening: onderzoek laat zien dat goede documentatie directe operationele voordelen oplevert.

Meer hierover: De waarde van documentatie

Aansluiting op standaarden

Veel organisaties werken volgens internationale managementstandaarden zoals ISO 9001.
De Procesdocumentalist Methode kan binnen dergelijke omgevingen worden toegepast.

Zie ook: PDM en ISO-normen.