Procesdocument

De documentkaart bestuurt het procesdocument binnen 7xDS.

Procesdocumenten bestaan uit meerdere onderdelen die met elkaar samenhangen. De documentkaart brengt deze onderdelen samen en maakt het document bestuurbaar gedurende de gehele levenscyclus.

De documentkaart verbindt de volgende componenten van de methode:

• processtappen
• kwaliteitssluizen
• processtructuur
• templates uit de templatebibliotheek,
• en het uiteindelijke procesdocument

Dit voorkomt discussie over wat geldt.

De documentkaart staat altijd bovenaan het procesdocument en wordt aangemaakt bij de start van de Opbouwen van het procesdocument.

De Procesdocumentalist beheert de documentkaart en onderhoudt het document, maar de proceseigenaar blijft eindverantwoordelijk voor het beschreven proces.

Inhoud van de documentkaart

De documentkaart bevat de onderstaande besturingsinformatie.

Procesdocumentlevenscyclus

De status van een procesdocument wordt vastgelegd op de documentkaart.
Deze status geeft aan in welke fase van ontwikkeling, beoordeling of gebruik het document zich bevindt.

Procesdocumenten doorlopen een gestandaardiseerde levenscyclus zodat duidelijk is:

• wanneer een document in ontwikkeling is
• wanneer het wordt beoordeeld
• wanneer het officieel gepubliceerd is
• wanneer het document vervangen of beëindigd wordt

Functie van de documentkaart binnen de methode

De documentkaart vervult meerdere functies binnen de methode:

• centraal referentiepunt voor een procesdocument
• governance-instrument voor documentbeheer
• startpunt voor audits en documentcontrole
• standaardstructuur voor nieuwe procesdocumenten

Gebruik in de praktijk

De documentkaart wordt gebruikt door verschillende rollen binnen een organisatie.