Templatebibliotheek
Details
Templatebibliotheek is de uitvoeringslaag van 7xDS
De Templatebibliotheek vormt de uitvoeringslaag van de 7xDS. Waar de methode beschrijft hoe je werkt, zorgen de templates ervoor dat dit werk consistent, reproduceerbaar en schaalbaar wordt uitgevoerd.
Rol van de templatebibliotheek
De templates binnen 7xDS hebben vier belangrijke functies:
- Standaardisatie van procesdocumentatie, zodat alle documenten dezelfde structuur en kwaliteit hebben.
- Ondersteuning van elke fase in de methode, van intake tot verbetering.
- Borging van kwaliteit en volledigheid in elke stap van het proces.
- Versnelling van analyse en documentatie, door herbruikbare sjablonen te bieden.
Templatebibliotheek
Overzicht van de architectuur
De bibliotheek is opgebouwd als één systeem:
| Categorie | Doel |
|---|---|
| T100 – Intake & Scope | Bepalen of, wat en waarom een proces wordt gedocumenteerd. |
| T200 – Verzamelen procesinformatie | Alle ruwe procesinformatie ophalen uit de organisatie. |
| T300 – Structureren procesinformatie | Ruwe informatie omzetten naar gestructureerde proceslogica. |
| T400 – Opbouwen procesdocument | Gestructureerd procesdocument opbouwen volgens een vaste structuur. |
| T500 – Publiceren & Vrijgeven (Go-live fase) | Formele kwaliteitscontrole en vrijgave van het procesdocument. |
| T600 – Onderhoud & Lifecycle (Beheerfase) | Borging van continuïteit, updates en documentlevenscyclus. |
Rollen en verantwoordelijkheden
Procesdocumentatie ontstaat door samenwerking tussen governance, analyse, structuur en praktijk.
De RACI-matrix laat zien wie in elke fase verantwoordelijk is voor het resultaat.
Ontwerpbeslissingen
- Governance ligt bij de proceseigenaar: de proceseigenaar bepaalt wat goed genoeg is en accordeert de documentatie.
- De procesmanager regisseert het traject: de procesmanager zorgt dat documentatie tot stand komt en onderhouden blijft.
- Inhoud en structuur zijn gescheiden, hetgeen voorkomt dat documentatie inhoudelijk goed maar structureel chaotisch wordt.
- Procesanalist → inhoud en proceslogica
- Procesdocumentalist → structuur en documentarchitectuur
RACI Matrix
| Template | Activiteit | Proceseigenaar | Procesmanager | Procesanalist | Procesdocumentalist | Procesuitvoerder |
|---|---|---|---|---|---|---|
| T100 – Intake en scope | Bepalen doel, scope en context van de documentatie | A | R | C | C | I |
| T200 – Procesinventarisatie | Verzamelen van procesinformatie uit de organisatie | I | A | R | C | C |
| T300 – Structureren procesinformatie | Ordenen van processen, activiteiten en relaties | I | A | R | C | C |
| T400 – Uitwerken procesdocumentatie | Vastleggen van rollen, stappen en werkwijzen | I | A | R | C | C |
| T500 – Review en vrijgave | Controleren, valideren en formeel vrijgeven | A | R | C | C | C |
| T600 – Onderhoud en verbetering | Bijwerken van procesinformatie en wijzigingsbeheer | A | R | C | C | C |
Roldefinities
| Rol | Omschrijving | Taken |
|---|---|---|
| Proceseigenaar | Verantwoordelijk voor doel, kaders en governance van de procesdocumentatie rond een proces of procesgebied. | - bepaalt doel en kwaliteitsniveau van de documentatie - stelt scope en kaders vast - borgt aansluiting op beleid en organisatie - accordeert de uiteindelijke documentatie |
| Procesmanager | Stuurt het traject waarin procesinformatie wordt verzameld, uitgewerkt en onderhouden. | - plant en organiseert documentatietrajecten - bepaalt samen met de proceseigenaar de scope - bewaakt voortgang en kwaliteit van het proces - besluit over vrijgave van documentatie - initieert verbeteringen |
| Procesanalist | Maakt impliciete werkwijzen expliciet en vertaalt deze naar een heldere processtructuur. | - verzamelt procesinformatie (o.a. via T200) - structureert processen en activiteiten (T300–T400) - beschrijft rollen, stappen en beslissingen - bewaakt inhoudelijke consistentie van het procesmodel |
| Procesdocumentalist | Ontwerpt en beheert de structuur waarin procesinformatie wordt vastgelegd. | - beheert de templatebibliotheek (T100–T606) - bewaakt toepassing van het 9-lagenmodel - zorgt voor consistente documentstructuur - valideert opbouw, structuur en samenhang van documentatie |
| Procesuitvoerder | Werkt dagelijks volgens het proces en levert de praktijkkennis waarop de documentatie is gebaseerd. | - levert input over uitvoering en varianten (T200) - controleert of documentatie overeenkomt met de praktijk - signaleert knelpunten en verbetermogelijkheden - levert input voor onderhoud en wijzigingen (T600) |
Koppeling met 7xSPN
De hiërarchie in 7xSPN sluit aan op de templatebibliotheek.
Bijvoorbeeld:
| Niveau | Template |
|---|---|
| Waardeketen | T200 |
| Bedrijfsproces | T300 |
| Proces | T400 |
| Deelproces | T401 / T402 |
| Activiteiten | 7xSPN diagram |