Over de procesdocumentalist

De Procesdocumentalist is geen traditionele functie, maar een rol die zich richt op het structureren, analyseren en formaliseren van proceskennis binnen organisaties. Het is de brug tussen kennis en toepassing – tussen wat er is en wat er nodig is om efficiënt te werken.

Wat doet een Procesdocumentalist?

Een Procesdocumentalist zorgt ervoor dat

• Impliciete kennis expliciet gemaakt wordt: wat in hoofden en praktijken leeft, wordt vastgelegd en toegankelijk.
• Processen worden gestructureerd volgens de procesdocumentatie methode: een consistente, gestructureerde methode voor procesdocumentatie.
• Kwaliteit en consistentie worden geborgd, zodat documentatie betrouwbaar, compleet en bruikbaar is.
• Processen, uitzonderingen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd.
• Processen bestuurbaar en verbeterbaar zijn, zodat organisaties slimmer, efficiënter en sneller kunnen werken.

Werkwijze: de 7xDS als basis

De Procesdocumentalist werkt volgens het 7xDS (7x Documentation System), een gestructureerde methode die zorgt voor samenhangende, hoogwaardige procesdocumentatie.

1. Intake & Scope bepalen: wat moet worden gedocumenteerd, en waarom?
2. Procesinformatie verzamelen: bestaande kennis en documentatie ophalen en in kaart brengen.
3. Procesinformatie structureren: structureren van de verzamelde procesinformatie.
4. Procesdocument opbouwen: het procesdocument opbouwen volgens de standaard procesdocumentstructuur.
5. Publiceren via een platform: documentatie toegankelijk en bruikbaar maken voor de organisatie.
6. Continu verbeteren: zorgen dat de documentatie meegroeit met de organisatie.

Positionering: waar de Procesdocumentalist staat

De Procesdocumentalist bevindt zich op het snijvlak van vier domeinen:

• Procesmanagement: ontwerpen en optimaliseren van workflows.
• Kennismanagement: vastleggen en delen van kennis.
• Informatiearchitectuur: structureren en organiseren van informatie.
• Kwaliteitsbeheer: borgen van consistentie en betrouwbaarheid.

Belangrijk principe

Het resultaat: wat levert het op?

Het werk van een Procesdocumentalist leidt tot:

• Consistente procesdocumenten: duidelijke, eenduidige en gebruiksvriendelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies.
• Beter bestuurbare processen: meer inzicht, minder fouten en efficiëntere workflows.
• Hogere kwaliteit van besluitvorming: betere informatie leidt tot betere keuzes.
• Structurele kennisborging: kennis gaat niet verloren bij vertrek of verloop van medewerkers.

Samenvatting: wie is de Procesdocumentalist?

De Procesdocumentalist is:

• Een ontwerper van processtructuren die werken in de praktijk.
• Een vertaler van kennis naar systemen die organisaties vooruit helpen.
• Een bewaker van consistentie en kwaliteit in procesdocumentatie.

Kortom: de Procesdocumentalist maakt complexiteit hanteerbaar.

Meer over de waardepropositie van de Procesdocumentalist.