Over
Details
Procesdocumentatie als vak, niet als bijzaak
De kracht van een proces zit niet in méér stappen, maar in het reduceren tot de kern.
Ik ben Martin van Pelt, oprichter van de Procesdocumentalist.
Al meer dan dertig jaar houd ik mij bezig met processen, informatie en structuur. In die periode zag ik steeds opnieuw hetzelfde probleem: organisaties beschikken over veel kennis, maar hebben moeite om die kennis duurzaam vast te leggen en overdraagbaar te maken.
Daar ligt mijn passie.
Ik help organisaties om processen begrijpelijk, beheersbaar en onderhoudbaar te maken door de dagelijkse praktijk te vertalen naar heldere procesdocumentatie.
Waarom procesdocumentatie?
Veel organisaties beschikken over uitstekende vakmensen. De kennis zit echter vaak verspreid over systemen, documenten en vooral in de hoofden van medewerkers.
Zolang alles goed gaat lijkt dat geen probleem. Maar zodra mensen vertrekken, processen veranderen of nieuwe collega’s worden ingewerkt, wordt zichtbaar hoeveel kennis eigenlijk impliciet aanwezig is.
Goede procesdocumentatie maakt die kennis zichtbaar en overdraagbaar.
Niet als administratieve verplichting, maar als praktisch hulpmiddel voor de organisatie.
Mijn visie
Ik geloof dat procesdocumentatie alleen waarde heeft wanneer zij:
- begrijpelijk is;
- actueel blijft;
- daadwerkelijk wordt gebruikt;
- eenvoudig te onderhouden is.
Daarom richt ik mij niet op omvangrijke handboeken of complexe modellen, maar op documentatie die aansluit bij de dagelijkse praktijk.
Mijn uitgangspunt is eenvoudig:
Details
Complexiteit wordt niet beheerst door meer informatie toe te voegen, maar door structuur aan te brengen.
Van praktijk naar methode
Tijdens mijn werkzaamheden als procesmanager en procesconsultant zag ik steeds dezelfde uitdagingen terugkomen:
- kennis die verloren gaat;
- versnipperde documentatie;
- verschillende versies van dezelfde werkwijze;
- afhankelijkheid van individuele medewerkers.
Om deze problemen structureel aan te pakken heb ik het 7x Ecosysteem ontwikkeld.
Binnen dat ecosysteem vormen het 7x Documentation System (7xDS) en de 7x Simple Process Notation (7xSPN) de praktische instrumenten waarmee processen worden geanalyseerd, beschreven en beheerd.
Deze methoden zijn niet ontstaan vanuit theorie, maar vanuit jarenlange praktijkervaring.
Mijn achtergrond
Opleiding
- Bedrijfseconomie – Erasmus Universiteit Rotterdam
- Documentaire Informatiekunde – Universiteit van Amsterdam
Certificeringen
- Lean Six Sigma Green Belt
- PRINCE2 Foundation
Expertise
- Procesmanagement
- Procesmodellering
- Procesdocumentatie
- Informatiearchitectuur
- Kennisborging
Toolervaring
Onder meer:
- BPMN
- Signavio
- ARIS
- Camunda
- Microsoft Visio
- Mavim
Hoe ik werk
Mijn aanpak is pragmatisch, gestructureerd en tool-onafhankelijk.
Ik kijk niet primair naar afdelingen of systemen, maar naar de manier waarop werk door de organisatie stroomt.
Daarbij stel ik vragen als:
- Welke activiteiten worden uitgevoerd?
- Welke kennis is daarvoor nodig?
- Waar zitten afhankelijkheden?
- Welke informatie moet behouden blijven?
Vanuit die analyse ontstaat documentatie die niet alleen correct is, maar ook bruikbaar blijft.
Waarom de Procesdocumentalist?
Omdat procesdocumentatie een vakgebied op zichzelf is.
Waar veel organisaties procesdocumentatie als neventaak beleggen, richt ik mij volledig op het vastleggen, structureren en beheren van proceskennis.
Dat levert niet alleen betere documentatie op, maar vooral meer rust, overzicht en continuïteit binnen de organisatie.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?
Martin van Pelt is de ontwikkelaar en beheerder van het 7x Ecosysteem.
Voor het gebruik van de methodieken, modellen en documentatiestructuren gelden de Licentie en gebruiksvoorwaarden.