Een zorgvuldige aanpak

Het vastleggen van processen vraagt om een zorgvuldige aanpak. Procesdocumentatie moet niet alleen correct zijn, maar ook begrijpelijk en bruikbaar voor de mensen die ermee werken.

Daarom werkt De Procesdocumentalist volgens een gestructureerde werkwijze.

Kennismaking

In een eerste gesprek bespreken we:

• welke processen moeten worden vastgelegd
• wat het doel van de documentatie is
• welke medewerkers betrokken zijn
• welke vorm van documentatie gewenst is

Dit vormt de basis voor het verdere traject.

Procesanalyse

Vervolgens worden de processen in kaart gebracht door middel van gesprekken met medewerkers en betrokkenen.

Hierbij wordt gekeken naar:

• de huidige werkwijze
• processtappen en beslissingen
• gebruikte systemen en informatie
• verantwoordelijkheden binnen het proces

Uitwerking van documentatie

De verzamelde informatie wordt vervolgens uitgewerkt in duidelijke procesdocumentatie.

Dit kan bestaan uit:

• procesbeschrijvingen
• werkinstructies
• procesdiagrammen

De documentatie wordt opgesteld in een heldere structuur en begrijpelijke taal.

Validatie

Voordat documentatie definitief wordt gemaakt, wordt deze gecontroleerd door betrokken medewerkers en proceseigenaren.

Hierdoor wordt gewaarborgd dat de documentatie correct en volledig is.

Oplevering

Na validatie wordt de definitieve documentatie opgeleverd.

De documenten kunnen worden aangeleverd in een vorm die binnen de organisatie gebruikt kan worden, bijvoorbeeld in Word, PDF of een documentmanagementsysteem.

Whitepaper

Wilt u meer weten over het belang van goede procesdocumentatie?

In de whitepaper “Procesdocumentatie: Belang, Structuur en Kwaliteitscriteria” leest u onder andere:

• waarom procesdocumentatie essentieel is voor organisaties
• welke vormen van procesdocumentatie er bestaan
• hoe een goede documentatiestructuur wordt opgebouwd
• welke kwaliteitscriteria belangrijk zijn

De whitepaper biedt een helder overzicht voor organisaties die hun processen beter willen documenteren.

[Download whitepaper]