Rollen en verantwoordelijkheden
Procesdocumentatie wordt pas echt bruikbaar wanneer duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten.
Door rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen ontstaat duidelijkheid over:
- wie een activiteit uitvoert
- wie verantwoordelijk is voor het resultaat
- wie betrokken moet worden bij beslissingen
RACI-matrix
Een veelgebruikte methode is de RACI-matrix.
RACI staat voor:
- Responsible – degene die de activiteit uitvoert
- Accountable – degene die eindverantwoordelijk is
- Consulted – degene die geraadpleegd wordt
- Informed – degene die geïnformeerd wordt
Voorbeeld
| Activiteit | Verkoop | Magazijn | Administratie |
|---|---|---|---|
| Order ontvangen | R | ||
| Order picken | R | ||
| Factuur versturen | R |
Voordelen
Het vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden helpt om:
- onduidelijkheid te voorkomen
- samenwerking tussen afdelingen te verbeteren
- verantwoordelijkheden helder te maken