Implementatie 7x Framework

Het 7x Framework is modulair en schaalbaar, wat betekent dat organisaties kunnen beginnen met één bouwsteen en geleidelijk uitbreiden.

Stapsgewijze Aanpak voor Implementatie

Stap 1: Beginnen met de Principes

Voordat je diep duikt in processen of tools, is het essentieel om de 7 leidende principes te begrijpen en te omarmen. Deze principes vormen de cultuur en mindset die het framework succesvol maken.

Acties:

  • Workshop organiseren om principes te bespreken en toe te passen op de organisatie.
  • Principe-checklists ontwikkelen voor besluitvorming (bijv. “Is deze beslissing Rational en Evidence-Based?”).
  • Voorbeelden verzamelen van hoe principes al worden toegepast (of waar ze ontbreken).

Stap 2: Strategy Definition Implementeren

Start met het helder definieren van strategie om een solide basis te leggen.

Acties:

  1. Strategic Scanning opzetten:
  • KPI Catalogue ontwikkelen.
  • Risk Matrix en Relevance Assessment Matrix invullen.
  1. Strategy Elements (STE) en Requirements (REQ) definieren:
  • Workshops met stakeholders om STE’s te identificeren.
  • Requirements koppelen aan STE’s en prioriteren via Priority Matrix (PRI).
  1. Strategic Alignment Grid (SAG) opstellen:
  • Gaps analyseren tussen strategie en huidige capaciteiten.
  • Initiatieven prioriteren op basis van strategische fit.

Tools:

  • Strategy Definition Diagram (visuele weergave van STE → REQ → BEN).
  • SAG Template (voor gap-analyse en prioritering).

Stap 3: Entity Model Opzetten

Het Entity Relationship Model (ERM) is de technische backbone van het framework. Begin met het modelleren van kernentiteiten in een database (bijv. Microsoft Access, SQL).

Acties:

  • Kernentiteiten selecteren (bijv. STE, REQ, BEN, KPI, ROL, BPR).
  • Relaties definieren (bijv. STE → REQ, REQ → BEN, BPR → ACT → TSK).
  • Microsoft Access-tabellen aanmaken voor geselecteerde entiteiten.
  • Metadata velden toevoegen (bijv. CreatedBy, LastModifiedOn, Version).

Voorbeeld SQL voor Strategy Elements (STE):

-- Tabel voor Strategy Elements (STE)
CREATE TABLE STE (
    STE_ID AUTOINCREMENT PRIMARY KEY,
    StrategyCode TEXT,
    StrategyLabel TEXT,
    StrategyType TEXT,
    Description MEMO,
    Priority_ID NUMBER,  -- FK naar PRI
    OwnerDEP_ID NUMBER,  -- FK naar DEP
    TimeHorizon TEXT,
    Status TEXT,
    CreatedBy TEXT,
    CreatedOn DATETIME,
    LastModifiedBy TEXT,
    LastModifiedOn DATETIME,
    Version TEXT
);

-- Tabel voor Requirements (REQ)
CREATE TABLE REQ (
    REQ_ID AUTOINCREMENT PRIMARY KEY,
    RequirementCode TEXT,
    Title TEXT,
    Description MEMO,
    STE_ID NUMBER,  -- FK naar STE
    RequirementType TEXT,
    Source TEXT,
    Priority_ID NUMBER,  -- FK naar PRI
    OwnerDEP_ID NUMBER,  -- FK naar DEP
    Status TEXT,
    CreatedBy TEXT,
    CreatedOn DATETIME
);

Stap 4: Process Architecture Toepassen

Implementeer de 15 core business processes (BPR) geleidelijk, beginnend met de kritische processen voor jouw organisatie.

Aanbevolen Startpunten:

  1. BPR01 Strategic Scanning: Zorgt voor proactieve detectie van kansen/risico’s.
  2. BPR02 Initiation & Mode Selection: Zorgt voor gestructureerde start van initiatieven.
  3. BPR03 Stage Management: Zorgt voor discipline in uitvoering.
  4. BPR04 Performance Monitoring: Zorgt voor meetbare resultaten.

Acties:

  • Procesowners aanwijzen voor elke BPR.
  • Templates ontwikkelen (bijv. Improvement Charter, Stage Plan).
  • Governance structuur opzetten (bijv. Steering Committee, Project Board).
  • Tools selecteren voor ondersteuning (bijv. Jira voor Stage Management, Power BI voor Dashboards).

Stap 5: Initiative Lifecycle Uitrollen

Gebruik de 7 stages van de Initiative Lifecycle om één pilot-initiatief van begin tot eind te begeleiden.

Voorbeeld: Pilot-Initiatief “Digitalisering Klantenservice”

Stage Activiteiten Outputs Verantwoordelijke
Strategic Scanning Monitoren van klantfeedback en markttrends. Improvement Statement Strategic Scanner
1. Initiation Improvement Charter opstellen, Mode selecteren (bijv. “Technology Implementation”). Initiation Dossier Project Manager
2. Assessment Baseline vaststellen (bijv. huidige klanttevredenheidsscore). Assessment Report Business Analist
3. Analysis Root Cause Analysis (bijv. “Traag systeem → lage tevredenheid”). Requirements Specification Business Analist
4. Planning Improvement Plan ontwikkelen (tijdlijn, budget, resources). Improvement Plan Project Manager
5. Development CRM-systeem configureren, trainingmateriaal ontwikkelen. Validated Solution Development Team
6. Deployment Rollout plannen, training geven, change management. Live Solution Change Manager
7. Closure Benefits valideren (bijv. “Klantentevredenheid +20%”), lessons learned. Closure Report Project Manager

Tools:

  • Gantt Chart voor planning (Stage 4).
  • Risk Register voor risicobeheer (Stages 3-6).
  • Benefits Tracking Tool voor waardecreatie (Stage 7).

Stap 6: Governance Structure Invoeren

Zet een governance raamwerk op dat past bij de grootte en complexiteit van je organisatie.

Aanbevolen Structuur voor Middelgrote Organisaties:

Laag Governance Body Verantwoordelijkheid Frequentie
Strategisch Executive Sponsor Ultimate accountability, resource allocation. Maandelijks
Tactisch Steering Committee Cross-functionele alignement, prioritering. 2-weeks
Operationeel Project Board Dagelijkse sturing, issue resolution. Wekelijks
Onafhankelijk Assurance Team Audits, compliance checks. Kwartaal

Acties:

  • Charters ontwikkelen voor elke governance body.
  • Decision Logs bijhouden voor traceerbaarheid.
  • Escalatiepaden definieren (bijv. “Issues > €10K gaan naar Steering Committee”).

Stap 7: Performance Monitoring Implementeren

Zet KPI’s, dashboards en rapportages op om prestaties te meten en bij te sturen.

Acties:

  • KPI’s definieren voor strategische doelen (bijv. “Klantentevredenheid”, “Cost per Transaction”).
  • Data Sources (DSC) identificeren (bijv. CRM-systeem, financiële databases).
  • Dashboards (DSH) ontwikkelen in Power BI, Tableau, of Notion.
  • KPI Log (KLG) bijhouden voor historische analyse.
  • Performance Reports genereren voor governance bodies.

Voorbeeld Dashboard:

KPI Doel Bron Frequentie Verantwoordelijke
Klantentevredenheid ≥ 8.5/10 CRM-Systeem Maandelijks Customer Service Manager
Aantal openstaande klachten < 10 Helpdesk Tool Wekelijks Support Team Lead
Gemiddelde oplostijd < 24 uur Ticketing System Dagelijks Operations Manager

Stap 8: Continuous Improvement Borgen

Zorg dat het framework mee-evolueert met de organisatie door continu leren en verbeteren.

Acties:

  • Feedback verzamelen van gebruikers (bijv. via surveys, retrospectives).
  • Lessons Learned documenteren na elk initiatief.
  • Framework Improvement Plan opstellen (bijv. “Toevoegen van AI-tools voor Strategic Scanning”).
  • Training en awareness organiseren voor nieuwe medewerkers.

Tools:

  • Lessons Learned Template.
  • Continuous Framework Improvement (BPR13) Plan.

Tips

  1. Start Klein, Schaal Op
  • Begin met 1 of 2 bouwstenen (bijv. Strategy Definition + Initiative Lifecycle) en breid geleidelijk uit.
  • Gebruik pilot-initiatieven om het framework te testen en aan te passen.
  1. Betrek Stakeholders Vroeg
  • Organiseer workshops om buy-in te creëren.
  • Zorg voor duidelijke communicatie over de voordelen.
  1. Gebruik Bestaande Tools
  • Integreer het framework met bestaande systemen (bijv. SharePoint voor documenten, Jira voor projectmanagement).
  • Gebruik templates uit de Central Repository (CRT).
  1. Train en Coach
  • Organiseer trainingssessies voor procesowners en governance bodies.
  • Benoem 7x Framework Champions die het framework promoten.
  1. Meet en Verbeter
  • Monitor de adoptie van het framework (bijv. aantal initiatieven dat de lifecycle volgt).
  • Pas het framework aan op basis van feedback en ervaringen.