Procesarchitectuur

Orderverwerking

De procesarchitectuur geeft een hoogoverzicht van het orderverwerkingsproces.
Het doel is om snel te begrijpen hoe het proces past binnen het totale proceslandschap van de organisatie, welke stappen essentieel zijn en welke rollen betrokken zijn.

Een goed gedefinieerde procesarchitectuur is de basis voor alle verdere documentatie en procesverbetering.

Doel

Het doel van deze laag is om het complete proces van bestelling tot levering in één overzicht te tonen.
Zo kan iedereen in de organisatie:

  • In één oogopslag zien hoe het proces loopt
  • Afhankelijkheden tussen stappen herkennen
  • Rollen en verantwoordelijkheden begrijpen

Scope

De scope van dit overzicht omvat alle kernactiviteiten van orderverwerking, van het ontvangen van een order tot en met de facturatie:

  • Orderontvangst
  • Ordercontrole
  • Orderpick
  • Verzending
  • Facturatie

Dit helpt grenzen en verantwoordelijkheden helder vast te leggen en voorkomt overlap of hiaten.

Hoofdproces en subprocessen

  • Hoofdproces: Orderbeheer – het overkoepelende proces dat alle activiteiten rondom een bestelling omvat.
  • Subprocessen:
    • Orderontvangst: Registratie en controle van inkomende orders
    • Ordercontrole: Verifiëren van gegevens en beschikbaarheid
    • Orderpick: Selecteren en klaarmaken van de producten
    • Verzending: Transport van de goederen naar de klant
    • Facturatie: Opstellen en versturen van de factuur

Elk subprocess kan later in detail worden uitgewerkt in de procesmodellering en procesuitwerking.

Betrokken rollen

Voor elk onderdeel van het proces zijn duidelijke verantwoordelijkheden vastgelegd:

  • Sales: ontvangt en registreert orders, informeert klanten
  • Magazijn: pickt de producten en controleert voorraad
  • Logistiek: verzorgt verzending en transport
  • Finance: verwerkt facturen en volgt betalingen op

Door deze rollen expliciet vast te leggen ontstaat duidelijkheid over wie wat doet en waar beslissingsbevoegdheid ligt.

Praktisch gebruik

De procesarchitectuur is het startpunt voor procesmodellering en procesuitwerking.
Het overzicht wordt gebruikt om:

  • Nieuwe medewerkers snel inzicht te geven
  • Overlappingen of hiaten in processen te signaleren
  • Basis te leggen voor KPI’s en processturing

Vanuit dit overzicht kunnen de volgende lagen van het PDM worden uitgewerkt:
Procesmodellering → Procesuitwerking → Processturing