3. Structureren van procesinformatie

De structureringsfase vormt de derde stap binnen 7xDS. In deze fase wordt alle verzamelde procesinformatie uit Stap 2 geordend, geclusterd en gecontroleerd op volledigheid en consistentie.

Het doel is niet om het proces te analyseren of te modelleren, maar om een gestructureerde informatiebasis te creëren voor de volgende fase.

Doel van deze fase

De structureringsfase heeft vijf hoofddoelen:

• Ordenen van alle verzamelde procesinformatie
• Clusteren van informatie in herkenbare domeinen
• Identificeren van hiaten en ontbrekende informatie
• Signaleren van inconsistenties tussen bronnen
• Bepalen van benodigde templates voor de volgende fase

Wat wordt gestructureerd?

In deze fase wordt procesinformatie geordend in vier informatiestromen.

graph LR

A@{ shape: rounded, label: "Activiteiten (ruw)"}
B@{ shape: rounded, label: "Actoren & betrokkenen"}
C@{ shape: rounded, label: "Systemen & informatiebronnen"}
D@{ shape: rounded, label: "Open vragen & hiaten"}
E@{ shape: rounded, label: "Gestructureerde procesinformatie"}

A --> E
B --> E
C --> E
D --> E

1. Activiteiten

Alle genoemde activiteiten worden gegroepeerd zonder procesvolgorde of ontwerp:

• uitgevoerde activiteiten in het proces
• signalen van procesuitvoering
• handelingen uit verschillende bronnen

2. Actoren en betrokkenen

Alle betrokken rollen en partijen worden geïnventariseerd:

• operationele rollen
• ondersteunende functies
• externe betrokkenen
• klant- of eindgebruikersrollen

3. Systemen en informatiebronnen

Alle relevante systemen en informatiebronnen worden vastgelegd:

• IT-systemen
• ondersteunende tools
• databronnen
• documentatiebronnen

4. Open vragen en hiaten

Tijdens structurering worden ontbrekende of onduidelijke elementen expliciet gemaakt:

• ontbrekende procesinformatie
• tegenstrijdigheden tussen bronnen
• onduidelijke procesgrenzen
• ontbrekende beslisregels

Template-selectie (onderdeel van structurering)

Tijdens deze fase wordt vastgesteld welke templates uit de Templatebibliotheek nodig zijn voor de volgende stap (Stap 4 — Opbouwen van het procesdocument).

Dit gebeurt op basis van:

• welke procesinformatie verder uitgewerkt moet worden
• welke modellering nodig is
• welke detaildiepte vereist is voor het einddocument
• welke sturings- en beheeraspecten nodig zijn

De template-selectie vormt hiermee een voorbereiding op de opbouwfase, zonder al ontwerpkeuzes te forceren.

Activiteiten in deze fase

• Clusteren van procesinformatie
• Ordenen van activiteiten, actoren en systemen
• Identificeren van informatiehiaten
• Signaleren van inconsistenties
• Voorbereiden van templategebruik in Stap 4

Output van deze fase

Na deze stap beschikt de procesdocumentalist over:

• een geordend overzicht van alle procesinformatie
• herkenbare informatieclusters
• een lijst met open vragen en hiaten
• een voorbereid templategebruik voor Stap 4
• input voor procesmodellering en documentopbouw

Belangrijk principe

Template-selectie ondersteunt deze stap als voorbereiding, maar bepaalt nog niet de uiteindelijke processtructuur.

Relatie met volgende stap

De output van deze fase vormt directe input voor:

Stap 4 — Opbouwen van het procesdocument

Daarin worden de geselecteerde templates daadwerkelijk toegepast binnen het 9-lagenmodel.

Meer over Procesrollen.
Meer over de RACI rolverdeling.

Samenvatting

De structureringsfase zorgt voor:

• orde in ruwe procesinformatie
• inzicht in ontbrekende informatie
• herkenbare informatieclusters
• voorbereid templategebruik
• een consistente basis voor procesontwerp