2. Verzamelen van procesinformatie

De Verzamelen procesinformatie-fase vormt de tweede stap binnen 7xDS. In deze fase wordt alle relevante informatie over het proces verzameld, zowel expliciet als impliciet, intern als extern.

Het doel is om een volledig en betrouwbaar informatiebeeld van het proces op te bouwen, voordat de analyse plaatsvindt.

Doel van deze fase

De verzamel-fase heeft drie hoofddoelen:

• Het verkrijgen van een volledige set procesinformatie.
• Het ontsluiten van zowel impliciete als expliciete kennis.
• Het verzamelen van context en externe randvoorwaarden die het proces beïnvloeden.

Soorten procesinformatie

Binnen 7xDS wordt procesinformatie ingedeeld in drie categorieën:

Impliciete procesinformatie (tacit knowledge)

Kennis die aanwezig is bij medewerkers, maar nog niet is vastgelegd. Deze kennis is vaak moeilijk zichtbaar, maar essentieel voor een compleet beeld van het proces.

Voorbeelden:

• Ervaringskennis van medewerkers.
• Informele werkafspraken.
• Praktijkregels en uitzonderingen.
• Ongeschreven procedures.

Expliciete procesinformatie

Bestaande vastgelegde informatie die al beschikbaar is binnen de organisatie.

Voorbeelden:

• Werkinstructies en handleidingen.
• Procedures en protocollen.
• Procesbeschrijvingen en flowcharts.
• Systemen, rapportages en databronnen.

Externe kaders en compliance

Randvoorwaarden buiten de organisatie die van invloed zijn op het proces.

Voorbeelden:

• Wet- en regelgeving.
• ISO-normen en andere standaarden.
• Audit-eisen en certificering.
• Contractuele verplichtingen.

Activiteiten in deze fase

graph LR

A@{ shape: rounded, label: "Interviews en workshops" } 
B@{ shape: rounded, label: "Documentanalyse" } 
C@{ shape: rounded, label: "Observatie van processen" }
D@{ shape: rounded, label: "Inventarisatie van systemen en data" }
E@{ shape: rounded, label: "Externe analyse" }
F@{ shape: rounded, label: "Eerste geconsolideerde procesinformatie-set"}
A & B & C & D & E --> F

Om een compleet en betrouwbaar informatiebeeld te verkrijgen, worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

Interviews en workshops

Verzamelen van tacit knowledge via gestructureerde gesprekken met:

• Proceseigenaren.
• Uitvoerders.
• Andere betrokken stakeholders.

Documentanalyse

Bestuderen van bestaande documentatie en systemen om:

• Bestaande procesbeschrijvingen te inventariseren.
• Hiaten en inconsistenties te identificeren.
• Relevante informatie te extraheren.

Observatie van processen

Inzicht verkrijgen door het proces in de praktijk te volgen. Dit helpt om:

• Het daadwerkelijke verloop van het proces te begrijpen.
• Verschillen tussen theorie en praktijk te identificeren.
• Ongeplande stappen of werkelijke werkwijzen bloot te leggen.

Inventarisatie van systemen en data

Bepalen welke systemen het proces ondersteunen en welke databronnen relevant zijn.

Externe analyse

Vaststellen van relevante wet- en regelgeving, standaarden en andere externe kaders die het proces beïnvloeden.

Output van deze fase

Aan het einde van de verzamel-fase worden de volgende resultaten opgeleverd:

• Overzicht van impliciete kennis (tacit log) – Een verzameling van ongeschreven kennis en ervaringen.
• Overzicht van bestaande documentatie – Een inventarisatie van alle beschikbare expliciete informatie.
• Overzicht van systemen en databronnen – Welke systemen en data zijn relevant voor het proces?
• Overzicht van externe kaders en compliance-eisen – Welke externe factoren beïnvloeden het proces?
• Eerste geconsolideerde procesinformatie-set – Een samengevoegde set van alle verzamelde informatie.

Stage-Gate 2 — Bronvalidatie

Na afronding van de verzamel-fase volgt Gate 2: Bronvalidatie. Deze gate beoordeelt of de verzamelde informatie volledig, betrouwbaar en representatief is.

graph LR
A@{ shape: rounded, label: "2<br/>Verzamelen procesinformatie" }
B@{ shape: hex, label: "Stage-Gate 2<br/>Bronvalidatie" }
C@{ shape: rounded, label: "3<br/>Analyseren procesinformatie"}
A --> B
B --> |No go| A
B --> |Go| C

Vraag die wordt beantwoord:

Criteria voor validatie:

• Alle relevante bronnen zijn geïdentificeerd.
• Zowel tacit als expliciete kennis zijn opgenomen.
• Externe kaders zijn meegenomen.
• Er ontbreekt geen kritische informatie.

Uitkomst:

• Go – De verzamelde informatie is goedgekeurd. Start fase 3: Analyseren procesinformatie.
• No-go – Er moet aanvullende informatie worden verzameld of gecorrigeerd voordat wordt doorgegaan.

RACI-Matrix

Meer over Procesrollen.
Meer over de RACI rolverdeling.

Relatie met het 9-lagenmodel

De verzamelde informatie vormt de basis voor de volgende lagen in het 9-lagenmodel:

• Laag 3: Context – Randvoorwaarden, triggers, inputs en outputs.
• Laag 4: Identiteit – Rollen, verantwoordelijkheden en classificatie.
• Laag 5: Modellering – Visuele en logische weergave van het proces.

Zonder volledige broninformatie ontstaat een onvolledig of incorrect procesmodel.

Relatie met templates

In deze fase worden de volgende templates uit templatebibliotheek gebruikt. Deze templates behoren tot broninformatie templates:

• T07 – Tacit knowledge interview template – Voor het structureren van interviews.
• T08 – Procesobservatie template – Voor het vastleggen van observaties.
• T09 – Documentanalyse checklist – Voor het analyseren van bestaande documentatie.
• T10 – Systemen en datainventarisatie – Voor het inventariseren van systemen en databronnen.
• T11 – Externe kaders en compliance matrix – Voor het vastleggen van externe eisen.

Belangrijk principe

Onvolledige of eenzijdige broninformatie leidt altijd tot zwakke procesdocumentatie in latere fasen.

Samenvatting

De Verzamelen procesinformatie-fase zorgt voor:

• Een volledig beeld van het proces.
• Een combinatie van tacit en expliciete kennis.
• Inzicht in systemen, data en context.
• Een solide basis voor de volgende fase: Analyseren procesinformatie.