Analyse

Welkom bij Analyse.
In deze stap van processturing worden procesgegevens onderzocht om te begrijpen waar een proces goed functioneert en waar verbeteringen nodig zijn.

Analyse vormt de brug tussen meten (KPI’s) en verbeteren (verbeteracties).

Door procesdata te analyseren kunnen organisaties knelpunten objectief vaststellen en gerichte verbeteringen doorvoeren.

Waarom procesanalyse belangrijk is

Het meten van KPI’s laat zien wat er gebeurt in een proces, maar analyse helpt om te begrijpen waarom het gebeurt.

Zonder analyse blijft onduidelijk:

  • waar vertragingen ontstaan
  • waarom fouten optreden
  • welke stappen inefficiënt zijn
  • waar capaciteit of middelen tekortschieten

Procesanalyse maakt het mogelijk om de werkelijke oorzaak van problemen te vinden.

Wat wordt er geanalyseerd?

Bij procesanalyse worden verschillende soorten informatie onderzocht, zoals:

  • KPI-resultaten
  • doorlooptijden van processtappen
  • wachttijden tussen activiteiten
  • foutmeldingen of herbewerkingen
  • werklast van teams of rollen

Deze gegevens kunnen afkomstig zijn uit:

  • ERP-systemen
  • workflow- of ticketsystemen
  • rapportages
  • handmatige registraties

Veelgebruikte analysetechnieken

Organisaties gebruiken verschillende methoden om processen te analyseren.

Procesanalyse

Een procesdiagram wordt gebruikt om te bekijken waar:

  • vertragingen ontstaan
  • overbodige stappen aanwezig zijn
  • overdrachtsmomenten risico’s veroorzaken

Oorzaakanalyse

Wanneer een probleem is vastgesteld, wordt onderzocht wat de onderliggende oorzaak is.

Bekende technieken zijn:

  • de 5x Waarom-methode
  • het visgraatdiagram (Ishikawa)
  • probleemanalyses in workshops

Data-analyse

Procesdata kan ook statistisch worden onderzocht, bijvoorbeeld om te bepalen:

  • waar de meeste fouten optreden
  • welke processtappen het meeste tijd kosten
  • waar variatie in prestaties ontstaat

Voorbeeld

Stel dat een organisatie constateert dat de doorlooptijd van orderverwerking te lang is.

Analyse kan dan laten zien dat:

  • orders wachten op goedkeuring
  • informatie ontbreekt bij invoer
  • overdrachten tussen afdelingen vertraging veroorzaken

Door deze oorzaken zichtbaar te maken kan de organisatie gerichte verbeteringen doorvoeren.

Resultaat van procesanalyse

Een goede analyse leidt tot:

  • inzicht in procesproblemen
  • identificatie van knelpunten
  • inzicht in oorzaken van afwijkingen
  • concrete verbeterkansen

Deze inzichten vormen de basis voor verbeteracties.

Relatie met andere onderdelen van processturing

Binnen processturing vormt analyse de stap tussen meten en verbeteren.

  1. KPI’s meten de prestaties van processen
  2. Analyse onderzoekt oorzaken en knelpunten
  3. Verbeteracties verbeteren het proces op basis van inzichten

Samen zorgen deze stappen voor continue procesverbetering.