Procesbeschrijvingen

Een procesdiagram laat in één oogopslag zien hoe een proces verloopt.
Een procesbeschrijving vult dit diagram aan met tekstuele uitleg en extra details.

Waar een diagram vooral het overzicht geeft, beschrijft de procesbeschrijving:

  • wat er precies gebeurt in elke stap
  • wie verantwoordelijk is voor de uitvoering
  • welke informatie of systemen worden gebruikt
  • welke uitzonderingen kunnen optreden

Samen vormen het diagram en de procesbeschrijving een compleet beeld van het proces.

Waarom procesbeschrijvingen belangrijk zijn

Procesbeschrijvingen helpen organisaties om processen begrijpelijk, reproduceerbaar en beheersbaar te maken. Ze worden onder andere gebruikt voor:

  • inwerken van nieuwe medewerkers
  • vastleggen van werkwijzen
  • kwaliteitsborging en audits
  • verbeteren van processen

Door processen expliciet te beschrijven wordt duidelijk hoe het werk bedoeld is te verlopen.

Inhoud van een procesbeschrijving

Een goede procesbeschrijving bevat minimaal de volgende onderdelen:

  • Doel van het proces
    Wat het proces moet bereiken.

  • Scope van het proces
    Waar het proces begint en eindigt.

  • Input
    Welke informatie, documenten of gebeurtenissen het proces starten.

  • Procesactiviteiten
    De stappen die worden uitgevoerd binnen het proces.

  • Output
    Het resultaat dat het proces oplevert.

  • Rollen en verantwoordelijkheden
    Wie betrokken zijn bij het uitvoeren van de activiteiten.

  • Systemen en hulpmiddelen
    Applicaties of systemen die in het proces worden gebruikt.

  • Uitzonderingen of bijzonderheden
    Situaties waarin het proces anders verloopt dan normaal.

Structuur van een procesbeschrijving

Een eenvoudige structuur kan er als volgt uitzien:

Onderdeel Beschrijving
Procesnaam Naam van het proces
Doel Waarom het proces bestaat
Scope Waar het proces begint en eindigt
Input Wat nodig is om het proces te starten
Activiteiten De stappen binnen het proces
Output Het resultaat van het proces
Rollen Wie betrokken zijn bij het proces
Systemen Ondersteunende systemen of applicaties

Deze structuur zorgt ervoor dat procesbeschrijvingen consistent en gemakkelijk leesbaar blijven.

Voorbeeld

Proces: Orderverwerking

Doel:
Het correct verwerken van klantorders en het leveren van producten aan de klant.

Input:
Een ontvangen klantorder.

Belangrijkste stappen:

  1. Order ontvangen
  2. Order controleren
  3. Order picken
  4. Order verzenden
  5. Factureren

Output:
Een geleverde order en een verzonden factuur.

Betrokken rollen:
Sales, Magazijnmedewerker, Administratie.

Samenhang met procesdiagrammen

Procesbeschrijvingen worden meestal gebruikt in combinatie met procesdiagrammen.

  • Het procesdiagram geeft een visueel overzicht van het proces.
  • De procesbeschrijving geeft de toelichting en details.

Door beide te combineren ontstaat procesdocumentatie die zowel snel te begrijpen als voldoende gedetailleerd is.