Rollen en verantwoordelijkheden

Procesdocumentatie wordt pas echt bruikbaar wanneer duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten.

Een proces kan nog zo goed beschreven of gemodelleerd zijn: als niet duidelijk is wie het werk uitvoert of wie verantwoordelijk is voor het resultaat, ontstaat al snel onduidelijkheid.

Door rollen en verantwoordelijkheden expliciet vast te leggen wordt duidelijk:

• wie een activiteit uitvoert
• wie verantwoordelijk is voor het eindresultaat
• wie betrokken moet worden bij beslissingen
• wie geïnformeerd moet worden over de voortgang

Dit helpt organisaties om processen beter te organiseren en te sturen.

Rollen binnen processen

Binnen procesdocumentatie wordt meestal gewerkt met rollen in plaats van individuele personen.

Een rol beschrijft een functie of verantwoordelijkheid binnen een proces, bijvoorbeeld:

• Verkoopmedewerker
• Magazijnmedewerker
• Administratie
• Procesmanager

Door rollen te gebruiken blijft procesdocumentatie stabiel, ook wanneer medewerkers of functies veranderen.

Methoden om verantwoordelijkheden vast te leggen

Er zijn verschillende manieren om rollen en verantwoordelijkheden zichtbaar te maken binnen procesdocumentatie, bijvoorbeeld:

• Swimlanes in procesdiagrammen
  Activiteiten worden gegroepeerd per rol of afdeling.

• Rollenoverzicht in procesbeschrijvingen
  Bij elke activiteit wordt aangegeven wie deze uitvoert.

• RACI-matrix
  Een overzichtelijke tabel waarin verantwoordelijkheden per activiteit worden vastgelegd.

Een veelgebruikte methode hiervoor is de RACI-matrix.

RACI-matrix

De RACI-matrix helpt om verantwoordelijkheden duidelijk toe te wijzen binnen een proces.

RACI staat voor:

• Responsible – degene die de activiteit uitvoert
• Accountable – degene die eindverantwoordelijk is voor het resultaat
• Consulted – degene die geraadpleegd wordt
• Informed – degene die geïnformeerd wordt

Door deze rollen expliciet vast te leggen wordt duidelijk wie betrokken is bij elke processtap.

Voorbeeld

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe rollen kunnen worden toegewezen binnen een proces.

In uitgebreidere RACI-matrices kunnen ook A, C en I worden toegevoegd om verantwoordelijkheden nog duidelijker te maken.

Voordelen

Het vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden helpt om:

• onduidelijkheid in processen te voorkomen
• verantwoordelijkheden helder te maken
• samenwerking tussen afdelingen te verbeteren
• besluitvorming te structureren

Daarnaast ondersteunt het organisaties bij procesbeheer en kwaliteitsmanagement, omdat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het functioneren van het proces.

Samenhang met procesmodellering

Rollen en verantwoordelijkheden komen vaak ook terug in procesdiagrammen.

Bijvoorbeeld in swimlane-diagrammen, waarin elke lane een rol of afdeling vertegenwoordigt.
Zo wordt in één oogopslag zichtbaar wie welke activiteit uitvoert binnen het proces.

Door procesdiagrammen, procesbeschrijvingen en rollenoverzichten te combineren ontstaat procesdocumentatie die zowel duidelijk als praktisch toepasbaar is.