Procesreview
Doel: Het periodiek valideren van de geldigheid, relevantie en nauwkeurigheid van bestaande procesdocumentatie om betrouwbaarheid te waarborgen.
Procescontext: Periodieke controle door interne audit of eigenaars om ervoor te zorgen dat de gedocumenteerde werkwijze overeenkomt met de huidige operationele realiteit.
| Fase | Beschrijving | Input(s) | Output(s) | Rollen & Verantwoordelijkheden |
|---|---|---|---|---|
| 1. Planning | Vaststellen van het tijdstip en de scope van de review (welke processen, welke documentatie). | Procesportfolio; Historische wijzigingslogboeken. | Reviewplan. | Procesbeheerteam, Auditfunctionaris. |
| 2. Dataverzameling | Het verzamelen van actuele informatie door middel van interviews met proceseigenaars en het controleren van de huidige operationele praktijk. | Huidige documentatie (As-Is), Operationele observaties. | Interviewnotities; Observatiemateriaal. | Procesbeheerder, Reviewteam. |
| 3. Evaluatie | Het vergelijken van de gedocumenteerde staat met de feitelijke uitvoering en het controleren op consistentie tussen documenten en praktijk. | Documentatie vs. Praktijk. | Rapportage over discrepanties (Inconsistenties). | Procesanalisten, Reviewteam. |
| 4. Actie | Het vaststellen van noodzakelijke aanpassingen voor de documentatie om deze actueel en accuraat te maken. | Discrepantieverklaringen. | Aanbevelingen voor herziening; Wijzigingsaanvragen. | Proceseigenaar, Documentatiebeheerder. |