Procesbeheer
Doel: Het structureel onderhouden en controleren van alle procesdocumentatie om de integriteit, consistentie en actuele relevantie ervan te waarborgen gedurende de gehele levenscyclus van het proces.
Procescontext: De centrale administratieve functie binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van de kennis over hoe werk wordt uitgevoerd (procesdocumentatie). Dit proces zorgt ervoor dat documenten niet verouderen en consistent zijn met de operationele realiteit.
| Fase | Beschrijving | Input(s) | Output(s) | Rollen & Verantwoordelijkheden |
|---|---|---|---|---|
| 1. Eigenaarschap Toewijzen | Het formeel aanwijzen van een verantwoordelijke persoon of afdeling voor elk procesdocument. | Procesportfolio; Organisatiestructuur. | Matrix met Proceseigenaars (Accountability). | Management, Procesbeheerteam. |
| 2. Documentatie Beheren | Het centraliseren en opslaan van alle actuele processendocumenten in een gecontroleerde repository. | Alle procesdocumenten (As-Is, To-Be); Documentatiestandaarden. | Gecontroleerde Documentatieopslagplaats. | Documentatiebeheerder. |
| 3. Wijzigingsbeheer | Het formaliseren van het proces voor het aanvragen, beoordelen en goedkeuren van alle wijzigingen in de processendocumenten. | Wijzigingsaanvragen (Change Requests); Procesreviewresultaten. | Goedgekeurde Wijzigingsorders; Historische Wijzigingslogboeken. | Proceseigenaar, Change Control Board (CCB). |
| 4. Versiebeheer | Het nauwgezet beheren van de verschillende versies van documenten om te garanderen dat alleen de meest actuele versie wordt gebruikt door operationele teams. | Goedgekeurde Wijzigingsorders. | Actieve Documentversies (bv. V1.0, V1.1); Archiefdocumenten. | Documentatiebeheerder. |
| 5. Bewaken en Controleren | Het periodiek controleren of de documentatie overeenkomt met de daadwerkelijke uitvoering van het proces (koppeling met Procesreview). | Operationele data; Documentversies. | Rapportage over naleving (Compliance Report); Actiepunten voor herziening. | Auditfunctionaris, Procesbeheerteam. |
Samenvatting van Kerncomponenten:
- Input:Â Huidige procesdocumentatie, operationele feedback, wijzigingsaanvragen.
- Output:Â Gecontroleerde en actuele procesdocumentatie, Wijzigingslogboeken, Eigenaarschapscatalogus.
- Beslismomenten:Â Goedkeuring van wijzigingen (Change Approval), Vaststelling van de actuele versie.
- Belangrijkste Rollen:Â Proceseigenaar (verantwoordelijk voor inhoud), Documentatiebeheerder (verantwoordelijk voor structuur en versies), Management/CCB (verantwoordelijk voor goedkeuring).