Bestaande Documentatie
Bestaande documentatie vormt een waardevolle bron voor het in kaart brengen en analyseren van processen. Het biedt een snel inzicht in hoe processen formele afspraken, richtlijnen, en werkwijzen binnen de organisatie zijn vastgelegd. Voor jou als procesdocumentalist is deze documentatie een essentieel vertrekpunt voor:
- Snel inzicht in processtructuren, terminologie, en afspraken.
- Identificatie van bestaande standaarden, richtlijnen, en compliance-eisen.
- Basis voor interviews en workshops (je kunt gerichte vragen stellen).
- Validatie van nieuwe procesmodellen tegen bestaande documentatie.
- Tijdsbesparing door hergebruik van bestaande informatie.
Warning
Bestaande documentatie is niet altijd actueel of compleet. Het is daarom essentieel om deze aante vullen met interviews, workshops, en observaties.
1. Soorten Bestaande Documentatie
Bestaande documentatie kan verschillende vormen aannemen. Hieronder een overzicht van veelvoorkomende typen en hun toepassing in procesanalyse.
| Type Document | Beschrijving | Toepassing in Procesanalyse | Voorbeelden |
|---|---|---|---|
| Werkinstructies | Gedetailleerde stapsgewijze handleidingen voor het uitvoeren van taken. | Identificeren van processtappen, verantwoordelijkheden, en systemen. | “Werkinstructie Orderverwerking”, “Handleiding CRM-systeem”. |
| Procesbeschrijvingen | Algemene beschrijvingen van processen, inclusief doel, scope, en stappen. | Basis voor procesmodellering (BPMN, Swimlane). | “Procesbeschrijving Klantenservice”, “Proceslandkaart”. |
| Procedures | Formele beschrijvingen van hoe taken moeten worden uitgevoerd, vaak met compliance-doelen. | Identificeren van verplichte stappen, controles, en audits. | “Procedure Facturatie”, “Procedure GDPR-naleving”. |
| Handleidingen | Gebruikershandleidingen voor systemen, tools, of apparatuur. | Begrijpen van technische processen en systeemintegraties. | “Handleiding ERP-systeem”, “Gebruikersgids Webshop”. |
| Beleidsdocumenten | Documenten die richtlijnen, normen, of principes vastleggen. | Identificeren van compliance-eisen en organisatiebeleid. | “Kwaliteitsbeleid ISO 9001”, “Beleid Klantenservice”. |
| Procesdiagrammen | Visuele weergaven van processen (BPMN, Flowchart, Swimlane). | Basis voor nieuwe procesmodellen. | “BPMN-diagram Order-to-Cash”, “Flowchart Storingafhandeling”. |
| SLA’s (Service Level Agreements) | Afspraken over prestatieniveaus met klanten of leveranciers. | Identificeren van KPI’s en prestatie-eisen. | “SLA Klantenservice”, “SLA Netwerkbeschikbaarheid”. |
| Risicoanalyses | Documenten die risico’s en mitigerende maatregelen beschrijven. | Identificeren van kritische risico’s in processen. | “Risicoanalyse Orderverwerking”, “Risicomatrix IT”. |
| Kwaliteitshandboeken | Documenten die kwaliteitsnormen en -procedures beschrijven. | Identificeren van kwaliteitseisen en audits. | “Kwaliteitshandboek ISO 9001”, “Kwaliteitsprocedures”. |
| Organigrammen | Visuele weergaven van organisatiestructuren. | Identificeren van rollen, verantwoordelijkheden, en hiërarchie. | “Organigram Sales”, “Organigram IT-afdeling”. |
| Checklists | Lijsten met controlepunten voor specifieke taken. | Identificeren van kritische stappen en kwaliteitscontroles. | “Checklist Ordervalidatie”, “Checklist Systeemtest”. |
| Meeting Minutes | Notulen van overleggen en besluitvorming. | Identificeren van historische context en besluiten. | “Notulen Procesverbeterteam”, “Besluitvorming Order-to-Cash”. |
| E-mails en Correspondentie | Geschreven communicatie over procesgerelateerde onderwerpen. | Identificeren van informele afspraken en uitzonderingen. | “E-mailwisseling over Orderverwerking”, “Correspondentie met leveranciers”. |
| Systeemdocumentatie | Technische documentatie van IT-systemen en integraties. | Begrijpen van systeemafhankelijkheden en technische beperkingen. | “API-documentatie ERP-systeem”, “Systeemarchitectuur CRM”. |
2. Voordelen van Bestaande Documentatie
Gebruik maken van bestaande documentatie biedt meerdere voordelen voor procesanalyse:
| Voordeel | Toelichting | Impact |
|---|---|---|
| Snel inzicht | Bestaande documentatie geeft direct inzicht in processen zonder nieuwe interviews af te hoeven nemen. | Tijdbesparend. |
| Terminologie begrijpen | Documentatie bevat organisatiespecifieke termen en definities. | Voorkomt misverstanden. |
| Bestaande afspraken identificeren | Documentatie legde formele afspraken, richtlijnen, en standaarden vast. | Zorgt voor consistentie. |
| Compliance-eisen in kaart brengen | Beleidsdocumenten en procedures bevatten wettelijke en organisatie-eisen. | Voorkomt non-compliance. |
| Basis voor nieuwe modellen | Bestaande diagrammen en beschrijvingen vormen een startpunt voor nieuwe procesmodellen. | Efficiëntie. |
| Historische context | Documentatie biedt inzicht in hoe processen zijn ontstaan. | Helpt bij verbeteringen. |
| Validatie van nieuwe inzichten | Bestaande documentatie kan worden gebruikt om nieuwe procesmodellen te valideren. | Zorgt voor nauwkeurigheid. |
3. Aandachtspunten bij Gebruik van Bestaande Documentatie
Hoewel bestaande documentatie waardevol is, zijn er ook aandachtspunten waar je rekening mee moet houden:
| Aandachtspunt | Toelichting | Risico | Oplossing |
|---|---|---|---|
| Verouderde informatie | Documentatie is niet altijd actueel. | Onnauwkeurige procesmodellen. | Valideer met interviews/workshops. |
| Onvolledige informatie | Documentatie bevat niet alle stappen of uitzonderingen. | Ontbrekende procesinformatie. | Supplementeer met interviews. |
| Te formeel | Documentatie beschrijft hoe het proces zou moeten werken, niet hoe het daadwerkelijk werkt. | Kloof tussen theorie en praktijk. | Combineer met observaties. |
| Jargon en terminologie | Documentatie bevat organisatiespecifiek jargon dat niet voor iedereen duidelijk is. | Misverstanden. | Maak een glossarium (Procesbegrippen-template). |
| Tegenstrijdige informatie | Verschillende documenten bevatten tegenstrijdige informatie. | Onduidelijkheid over het proces. | Valideer met stakeholders. |
| Beperkte toegang | Niet alle documentatie is toegankelijk voor de procesanalist. | Ontbrekende informatie. | Vraag toegang aan bij de eigenaar. |
| Te gedetailleerd | Sommige documenten zijn te gedetailleerd voor een hoog niveau procesanalyse. | Tijdverspilling. | Focus op relevante informatie. |
| Geen context | Documentatie bevat geen achtergrondinformatie over waarom processen zo zijn ingericht. | Gebrek aan begrip. | Vraag om context bij stakeholders. |
4. Stappen voor het Analyseren van Bestaande Documentatie
Volg deze stappen om bestaande documentatie effectief te analyseren en te gebruiken voor procesanalyse.
4.1 Inventarisatie van Documentatie
Maak een overzicht van alle relevante documentatie voor het proces dat je analyseert.
| Document | Type | Locatie | Eigenaar | Datum | Relevantie | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Werkinstructie Orderverwerking | Werkinstructie | SharePoint | Order Team | 15/03/2026 | Hoog | Actueel |
| Procesbeschrijving Order-to-Cash | Procesbeschrijving | Confluence | Proceseigenaar | 10/01/2026 | Hoog | Verouderd |
| Handleiding CRM-systeem | Handleiding | Intranet | IT-afdeling | 01/02/2026 | Middel | Actueel |
| Beleidsdocument Kwaliteit | Beleidsdocument | QMS | Kwaliteitsmanager | 01/01/2026 | Hoog | Actueel |
Status:
- Actueel: Document is recent bijgewerkt.
- Verouderd: Document is niet recent bijgewerkt.
- Onbekend: Status is onduidelijk.
4.2 Selectie van Relevante Documentatie
Selecteer de meest relevante documenten voor je procesanalyse. Gebruik de volgende criteria:
| Criterium | Beschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Relevantie voor het proces | Hoe relevant is het document voor het proces dat je analyseert? | “Werkinstructie Orderverwerking” is zeer relevant. |
| Actualiteit | Is het document recente en actueel? | Documenten ouder dan 1 jaar zijn mogelijk verouderd. |
| Diepgang | Bevat het document voldoende detail voor je analyse? | Een procesbeschrijving is gedetailleerder dan een organigram. |
| Betrouwbaarheid | Is het document betrouwbaar (bijv. goedgekeurd door management)? | Goedgekeurde procedures zijn betrouwbaarder dan conceptdocumenten. |
| Toegankelijkheid | Is het document toegankelijk voor jou? | Documenten op SharePoint zijn vaak toegankelijk. |
4.3 Analyse van Geselecteerde Documentatie
Analyseer de geselecteerde documenten om procesinformatie te extraheren. Gebruik de volgende analysemethoden:
####### 4.3.1 Informatie Extraheren
Extraheer de volgende informatie uit de documentatie:
| Categorie | Informatie | Voorbeeld | Toepassing |
|---|---|---|---|
| Processtappen | Hoofd- en subprocessen. | “1. Ontvangst order, 2. Validatie klantgegevens, 3. Genereren productieopdracht.” | Procesbeschrijving, BPMN-diagram. |
| Verantwoordelijkheden | Rollen en taken. | “Order Medewerker: Validatie klantgegevens.” | RACI-matrix, Procesrollen. |
| Beslissingen | Keuzepunten en criteria. | “Is de order compleet? → Ja: Doorgaan, Nee: Terug naar klant.” | BPMN-diagram (Gateways). |
| Input/Output | Wat het proces ontvangt en oplevert. | “Input: Klantorder, Output: Orderbevestiging.” | Procesinput-output. |
| Systemen en Tools | Gebruikte systemen. | “CRM-systeem, ERP-systeem.” | Betrokken systemen. |
| KPI’s | Prestatie-indicatoren. | “Doorlooptijd orderverwerking: < 24 uur.” | KPI-definitie. |
| Risico’s | Potentiële risico’s en mitigerende maatregelen. | “Risico: Vertraagde orderverwerking → Mitigatie: Automatiseren validatie.” | Risicoanalyse. |
| Compliance-eisen | Wettelijke en organisatie-eisen. | “GDPR: Bescherming persoonsgegevens.” | Kwaliteitsborging. |
| Uitzonderingen | Afwijkingen van de standaard. | “Spoedorders worden handmatig doorgezet.” | Procesbeschrijving. |
| Terminologie | Organisatiespecifieke begrippen. | “Orderbevestiging: Bevestiging van de order aan de klant.” | Procesbegrippen. |
####### 4.3.2 Cross-Referentie Analyse
Vergelijk verschillende documenten om consistentie te checken en tegenstrijdigheden op te sporen.
| Document 1 | Informatie | Document 2 | Informatie | Consistent? | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| Werkinstructie Orderverwerking | Validatie klantgegevens door Order Medewerker. | Procesbeschrijving Order-to-Cash | Validatie klantgegevens door Sales Team. | ❌ | Tegenstrijdigheid: Wie voert validatie uit? |
| Handleiding CRM-systeem | Automatische validatie mogelijk. | Werkinstructie Orderverwerking | Handmatige validatie vereist. | ❌ | Tegenstrijdigheid: Is validatie handmatig of automatisch? |
Actie bij tegenstrijdigheden:
- Valideer met stakeholders (bijv. Proceseigenaar, Order Team).
- Documenteer de juiste informatie in de nieuwe procesdocumentatie.
####### 4.3.3 Gap-analyse
Identificeer ontbrekende informatie in de bestaande documentatie.
| Categorie | Ontbrekende Informatie | Impact | Actie |
|---|---|---|---|
| Processtappen | Ontbrekende stap: “Controle voorraadniveau.” | Onvolledig procesmodel. | Voeg toe na validatie met Order Team. |
| Verantwoordelijkheden | Ontbrekende rol: “IT-afdeling voor systeemondersteuning.” | Onduidelijke verantwoordelijkheden. | Voeg toe aan RACI-matrix. |
| Beslissingen | Ontbrekend beslispunt: “Is krediet goedgekeurd?” | Onvolledig BPMN-diagram. | Voeg toe na overleg met Finance. |
5. Validatie van Bestaande Documentatie
Valideer de informatie uit bestaande documentatie met stakeholders om de nauwkeurigheid te waarborgen.
5.1 Validatiemethoden
| Methode | Beschrijving | Wanneer te gebruiken | Voorbeeld |
|---|---|---|---|
| Interviews | Valideer informatie met procesbetrokkenen. | Altijd, vooral bij twijfel. | Interview met Order Medewerker over validatiestap. |
| Workshops | Valideer informatie in een groepssessie. | Bij complexe processen of tegenstrijdigheden. | Workshop om Procesbeschrijving Order-to-Cash te valideren. |
| Observaties | Observeer het proces in de praktijk. | Als documentatie te formeel is. | Observeer Order Team tijdens orderverwerking. |
| E-mail validatie | Vraag schriftelijke bevestiging van informatie. | Bij eenvoudige vragen. | E-mail naar Proceseigenaar voor bevestiging. |
| Documentatiecheck | Vergelijk met andere documenten. | Bij tegenstrijdigheden. | Vergelijk Werkinstructie met Procesbeschrijving. |
5.2 Validatiechecklist
Gebruik deze checklist om de kwaliteit van bestaande documentatie te valideren.
| Criterium | Vraag | Ja/Nee | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| Actualiteit | Is het document recent bijgewerkt? | ⬜ Ja / ⬜ Nee | Laatste update: 15/03/2026. |
| Volledigheid | Bevat het document alle relevante informatie? | ⬜ Ja / ⬜ Nee | Ontbrekende stap: Controle voorraad. |
| Consistentie | Is de informatie consistent met andere documenten? | ⬜ Ja / ⬜ Nee | Tegenstrijdigheid met Handleiding CRM. |
| Betrouwbaarheid | Is het document goedgekeurd door de juiste persoon? | ⬜ Ja / ⬜ Nee | Goedgekeurd door Proceseigenaar. |
| Toegankelijkheid | Is het document toegankelijk voor de procesanalist? | ⬜ Ja / ⬜ Nee | Toegang aangevraagd bij IT. |
| Relevantie | Is het document relevant voor de procesanalyse? | ⬜ Ja / ⬜ Nee | Relevant voor Orderverwerking. |
6. Integratie met Andere Templates
Gebruik de informatie uit bestaande documentatie om andere templates uit je 7x Framework in te vullen.
| Template | Toepassing | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Procesbeschrijving (PMD-03.07.01) | Basis voor gedetailleerde procesbeschrijving. | Gebruik processtappen uit Werkinstructie. |
| BPMN-diagram (PMD-03.06.01) | Visuele weergave van het proces. | Gebruik processtappen en beslissingen uit Procesbeschrijving. |
| Swimlane-diagram (PMD-03.06.03) | Weergave van verantwoordelijkheden. | Gebruik rollen uit RACI-matrix. |
| Procesrollen (PMD-03.07.04) | Beschrijving van rollen en verantwoordelijkheden. | Gebruik verantwoordelijkheden uit Werkinstructie. |
| RACI-matrix (PMD-03.07.03) | Verantwoordelijkheden per taak. | Gebruik rollen en taken uit Procesbeschrijving. |
| Procesbegrippen (PMD-03.02.01) | Definitie van organisatiespecifieke termen. | Gebruik terminologie uit Beleidsdocumenten. |
| Procesinput-output (PMD-03.02.00) | Input, output, en transformatie. | Gebruik input/output uit Werkinstructie. |
| KPI-definitie (PMD-03.08.04) | Definitie van KPI’s. | Gebruik KPI’s uit SLA’s. |
| Root Cause Analyse (PMD-03.09.01) | Analyse van knelpunten. | Gebruik risico’s uit Risicoanalyse. |
7. Tips voor Effectief Gebruik van Bestaande Documentatie
🔹 Begin met bestaande documentatie: Gebruik bestaande documenten als startpunt voor je analyse.
🔹 Wees kritisch: Valideer altijd de informatie met stakeholders.
🔹 Combineer bronnen: Gebruik meerdere documenten voor een compleet beeld.
🔹 Focus op relevantie: Selecteer alleen documenten die relevant zijn voor je analyse.
🔹 Documenteer bronnen: Noteer welke documenten je hebt gebruikt voor je analyse.
🔹 Houd rekening met veroudering: Controleer de datum van documenten en valideer indien nodig.
🔹 Gebruik een glossarium: Maak een lijst van organisatiespecifieke termen (Procesbegrippen-template).
🔹 Supplementeer met interviews/workshops: Gebruik bestaande documentatie als basis voor verdere analyse.
8. Veelgemaakte Fouten en Hoe ze te Vermijden
| Fout | Oorzaak | Impact | Oplossing |
|---|---|---|---|
| Alleen vertrouwen op documentatie | Aanname dat documentatie altijd actueel is. | Onnauwkeurige procesmodellen. | Supplementeer met interviews/workshops. |
| Te veel documenten analyseren | Tijdsgebrek door te veel documenten. | Vertraging in procesanalyse. | Focus op de meest relevante documenten. |
| Tegenstrijdigheden negeren | Tegenstrijdige informatie niet oplossen. | Onduidelijke procesdocumentatie. | Valideer met stakeholders. |
| Jargon niet uitleggen | Aanname dat iedereen de terminologie begrijpt. | Misverstanden. | Maak een glossarium. |
| Geen context | Documentatie zonder achtergrondinformatie gebruiken. | Gebrek aan begrip. | Vraag om context bij stakeholders. |
| Verouderde documenten gebruiken | Gebruik van niet-actuele documenten. | Onnauwkeurige informatie. | Controleer de datum en valideer. |
9. Tools voor het Analyseren van Documentatie
Gebruik deze tools om bestaande documentatie efficiënter te analyseren:
| Tool | Doel | Voordelen | Nadelen | Link |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft SharePoint | Centraal opslaan en doorzoeken van documenten. | Integratie met Office 365, zoekfunctie. | Complexe opzet. | SharePoint |
| Confluence | Samenwerken aan documentatie. | Gebruiksvriendelijk, templates voor procesdocumentatie. | Betaalde versie voor gevorderde functies. | Confluence |
| Notion | Documentatie en kennisbeheer. | Flexibel, zoekfunctie, integratie met andere tools. | Leercurve. | Notion |
| Google Drive | Opslaan en delen van documenten. | Gratis, eenvoudig, samenwerking. | Beperkte zoekfunctie. | Google Drive |
| Adobe Acrobat | Tekst zoeken in PDF-documenten. | Krachtige zoekfunctie, annotaties. | Duur. | Adobe Acrobat |
| Otter.ai | Transcriptie van gesproken documentatie (bijv. opnames van meetings). | Automatische transcriptie, zoekbaar. | Betaalde versie voor lange opnames. | Otter.ai |
| Miro | Visuele analyse van documentatie. | Real-time samenwerken, templates. | Leercurve. | Miro |
10. Stakeholders en Verantwoordelijkheden
Geef hier een overzicht van wie betrokken is bij het analyseren van bestaande documentatie.
| Rol | Verantwoordelijkheid | Betrokkenheid |
|---|---|---|
| Procesanalist | Analyseert bestaande documentatie en extraheert procesinformatie. | Ad hoc |
| Proceseigenaar | Valideert de informatie uit bestaande documentatie. | Periodiek |
| Documentbeheerders | Leveren toegang tot en uitleg over documentatie. | Ad hoc |
| IT-afdeling | Ondersteunt bij toegang tot digitale documentatie. | Ad hoc |
| Kwaliteitsmanager | Valideert compliance-eisen in documentatie. | Periodiek |
11. Gerelateerde Documenten
Lijst hier alle gerelateerde documenten, zoals:
- [Link naar Procesbeschrijving (PMD-03.07.01)]
- [Link naar BPMN-diagram (PMD-03.06.01)]
- [Link naar Interviews (PMD-03.09.01)]
- [Link naar Workshops (PMD-03.09.02)]
- [Link naar Procesbegrippen (PMD-03.02.01)]
12. Versiehistorie
| Versie | Datum | Wijziging | Auteur |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 17/04/2026 | Initiële versie | [Naam] |
13. Instructies voor Gebruik
- Inventariseer documentatie:
- Maak een overzicht van alle relevante documenten voor het proces.
- Selecteer relevante documenten:
- Kies documenten op basis van relevantie, actualiteit, en diepgang.
- Analyseer de documenten:
- Extraheer processtappen, verantwoordelijkheden, beslissingen, etc.
- Voer cross-referentie analyse uit:
- Controleer op consistentie tussen documenten.
- Voer gap-analyse uit:
- Identificeer ontbrekende informatie.
- Valideer de informatie:
- Gebruik interviews, workshops, of observaties om informatie te valideren.
- Integreer met andere templates:
- Gebruik de informatie om Procesbeschrijving, BPMN-diagrammen, etc. op te stellen.
14. Voorbeeld: Analyse van Bestaande Documentatie (Orderverwerking)
Inventarisatie van Documentatie
| Document | Type | Locatie | Eigenaar | Datum | Relevantie | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Werkinstructie Orderverwerking | Werkinstructie | SharePoint | Order Team | 15/03/2026 | Hoog | Actueel |
| Procesbeschrijving Order-to-Cash | Procesbeschrijving | Confluence | Proceseigenaar | 10/01/2026 | Hoog | Verouderd |
| Handleiding CRM-systeem | Handleiding | Intranet | IT-afdeling | 01/02/2026 | Middel | Actueel |
| Beleidsdocument Kwaliteit | Beleidsdocument | QMS | Kwaliteitsmanager | 01/01/2026 | Hoog | Actueel |
Selectie van Relevante Documentatie
- Werkinstructie Orderverwerking: Zeer relevant voor processtappen en verantwoordelijkheden.
- Procesbeschrijving Order-to-Cash: Relevant, maar verouderd (validatie nodig).
- Handleiding CRM-systeem: Relevant voor systeemintegraties.
Analyse van Geselecteerde Documentatie
####### Informatie Extraheren
| Categorie | Informatie | Bron |
|---|---|---|
| Processtappen | 1. Ontvangst order, 2. Validatie klantgegevens, 3. Genereren productieopdracht, 4. Versturen orderbevestiging. | Werkinstructie Orderverwerking |
| Verantwoordelijkheden | Order Medewerker: Validatie klantgegevens, Genereren productieopdracht. | Werkinstructie Orderverwerking |
| Beslissingen | Is de order compleet? → Ja: Doorgaan, Nee: Terug naar klant. | Procesbeschrijving Order-to-Cash |
| Input/Output | Input: Klantorder, Output: Orderbevestiging. | Werkinstructie Orderverwerking |
| Systemen | CRM-systeem, ERP-systeem. | Handleiding CRM-systeem |
####### Cross-Referentie Analyse
| Document 1 | Informatie | Document 2 | Informatie | Consistent? | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| Werkinstructie Orderverwerking | Validatie klantgegevens door Order Medewerker. | Procesbeschrijving Order-to-Cash | Validatie klantgegevens door Sales Team. | ❌ | Tegenstrijdigheid: Wie voert validatie uit? Actie: Valideren met Proceseigenaar. |
####### Gap-analyse
| Categorie | Ontbrekende Informatie | Impact | Actie |
|---|---|---|---|
| Processtappen | Ontbrekende stap: “Controle voorraadniveau.” | Onvolledig procesmodel. | Voeg toe na validatie met Order Team. |
| Verantwoordelijkheden | Ontbrekende rol: “IT-afdeling voor systeemondersteuning.” | Onduidelijke verantwoordelijkheden. | Voeg toe aan RACI-matrix. |
Validatie van Bestaande Documentatie
- Interview met Order Medewerker: Bevestigd dat validatie klantgegevens door Order Team wordt uitgevoerd.
- Workshop met Proceseigenaar: Bevestigd dat Controle voorraadniveau ontbreekt in Werkinstructie.
Integratie met Andere Templates
- Procesbeschrijving (PMD-03.07.01): Gebruik processtappen uit Werkinstructie.
- BPMN-diagram (PMD-03.06.01): Gebruik processtappen en beslissingen uit Procesbeschrijving.
- RACI-matrix (PMD-03.07.03): Voeg IT-afdeling toe als verantwoordelijke voor systeemondersteuning.
15. Voorbeeld: Analyse van Bestaande Documentatie (SIM-activatie, Telecom)
Gebaseerd op je ervaring in de telecomsector, hier een praktisch voorbeeld voor een SIM-activatieproces.
Inventarisatie van Documentatie
| Document | Type | Locatie | Eigenaar | Datum | Relevantie | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Werkinstructie SIM-activatie | Werkinstructie | SharePoint | Technisch Team | 10/04/2026 | Hoog | Actueel |
| Procesbeschrijving SIM-activatie | Procesbeschrijving | Confluence | Proceseigenaar | 01/03/2026 | Hoog | Verouderd |
| Handleiding Provisioning-systeem | Handleiding | Intranet | IT-afdeling | 15/02/2026 | Hoog | Actueel |
| SLA Netwerkbeschikbaarheid | SLA | Contractenmap | Sales Manager | 01/01/2026 | Middel | Actueel |
Selectie van Relevante Documentatie
- Werkinstructie SIM-activatie: Zeer relevant voor processtappen en verantwoordelijkheden.
- Handleiding Provisioning-systeem: Relevant voor systeemintegraties.
- SLA Netwerkbeschikbaarheid: Relevant voor KPI’s (bijv. activatietijd).
Analyse van Geselecteerde Documentatie
####### Informatie Extraheren
| Categorie | Informatie | Bron |
|---|---|---|
| Processtappen | 1. Ontvangst activatieaanvraag, 2. Validatie klantgegevens, 3. Activatie SIM-kaart, 4. Versturen bevestiging. | Werkinstructie SIM-activatie |
| Verantwoordelijkheden | Technisch Medewerker: Activatie SIM-kaart. | Werkinstructie SIM-activatie |
| Beslissingen | Is de klant geverifieerd? → Ja: Doorgaan, Nee: Afwijzen. | Procesbeschrijving SIM-activatie |
| Input/Output | Input: Activatieaanvraag, Output: Bevestiging. | Werkinstructie SIM-activatie |
| Systemen | Provisioning-systeem, CRM-systeem. | Handleiding Provisioning-systeem |
| KPI’s | Activatietijd: < 1 uur. | SLA Netwerkbeschikbaarheid |
####### Cross-Referentie Analyse
| Document 1 | Informatie | Document 2 | Informatie | Consistent? | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| Werkinstructie SIM-activatie | Activatie SIM-kaart door Technisch Medewerker. | Procesbeschrijving SIM-activatie | Activatie SIM-kaart door Technisch Team. | - | Consistent. |
| Handleiding Provisioning-systeem | Automatische activatie mogelijk. | Werkinstructie SIM-activatie | Handmatige activatie vereist. | ❌ | Tegenstrijdigheid: Is activatie handmatig of automatisch? Actie: Valideren met IT-afdeling. |
####### Gap-analyse
| Categorie | Ontbrekende Informatie | Impact | Actie |
|---|---|---|---|
| Processtappen | Ontbrekende stap: “Testen SIM-kaart na activatie.” | Onvolledig procesmodel. | Voeg toe na validatie met Technisch Team. |
| Systemen | Ontbrekende koppeling: Provisioning-systeem en CRM-systeem. | Onduidelijke systeemintegratie. | Voeg toe aan Systeemdocumentatie. |