Checklist voor Procesdocumentatie Intake
Doel: Het vaststellen van de context, grenzen en vereisten voor de gedocumenteerde bedrijfsprocessen.
Fase 1: Context en Mandaat
Waarom en Wie
Dit deel legt de organisatorische en projectcontext vast.
| ID | Onderwerp | Vraagstelling | Relevantie voor Procesdocumentatie | Status | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Project Mandaat & Eigenaarschap | Wie is de opdrachtgever en wie is de Copafijth projectmanager? | Bepaalt de eindverantwoordelijke voor het procesmodel. | ☐ | |
| 1.2 | Documentbeheer | Kent het documentproject mandaat versiebeheer? Waar is dit document opgeslagen? | Zorgt voor traceerbaarheid van alle inputdocumenten. | ☐ | |
| 1.3 | Procesdoelstelling (Business) | Aan welke kernwaarde(n) van de organisatie levert het proces/project een bijdrage? | Bepaalt de strategische focus van de documentatie. | ☐ |
Fase 2: Probleem en Doelstelling
Wat moet er veranderen?
Dit deel definieert de noodzaak voor de documentatie.
| ID | Onderwerp | Vraagstelling | Relevantie voor Procesdocumentatie | Status | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| 2.1 | Probleemdefinitie | Wat is het specifieke probleem dat moet worden opgelost? | Bepaalt de focus van de procesanalyse (de ‘as-is’ en ’to-be’). | ☐ | |
| 2.2 | Oorzaak & Gevolgen | Waar in de bedrijfsprocessen ligt de oorzaak(en) van het probleem? Wat zijn de gevolgen? | Identificeert waar de documentatie zich moet richten (procesniveau vs. systeemniveau). | ☐ | |
| 2.3 | Doelstelling Specificatie | Hoe zou de gewenste toestand (de oplossing) gespecificeerd kunnen worden in termen van processen? | Vertaalt businessdoelen naar meetbare procesvereisten. | ☐ |
Fase 3: Scope en Beperkingen
Wat wordt gedocumenteerd?
Dit deel definieert de grenzen van het te documenteren proces.
| ID | Onderwerp | Vraagstelling | Relevantie voor Procesdocumentatie | Status | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| 3.1 | Scope Afbakening | Waar in het bedrijfsproces ligt de exacte scope van de procesopdracht? | Bepaalt welke processen en subprocessen worden opgenomen in de documentatie. | ☐ | |
| 3.2 | Exclusies & Discussie | Welke issues vallen buiten scope of liggen ter discussie bij de opdrachtgever? | Voorkomt onnodige documentatie van niet-scope items. | ☐ | |
| 3.3 | Roadmap (Stappen) | Hoe ziet de roadmap naar het projectdoel eruit in stappen of incrementen? | Helpt bij het structureren van de procesdocumentatie per fase. | ☐ |
Fase 4: Randvoorwaarden
Dit deel identificeert de externe beperkingen die de processen beïnvloeden.
| ID | Onderwerp | Vraagstelling | Relevantie voor Procesdocumentatie | Status | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| 4.1 | Randvoorwaarden | Welke zakelijke kaders zijn van toepassing (bv. wet- en regelgeving, kernwaarden)? | Bepaalt de operationele grenzen van het procesontwerp. | ☐ | |
| 4.2 | Technische renadvoorwaarden | Wat zijn de technische beperkingen t.a.v. beheer, exploitatie en beveiliging? | Essentieel voor het documenteren van systeeminteracties (interfaces). | ☐ | |
| 4.3 | Technologiekeuzes | Zijn er vooraf bepaalde eisen of beperkingen in de te kiezen technologieën? | Beïnvloedt de modellering van IT-processen en workflows. | ☐ |
Fase 5: Betrokken Partijen en Architectuur
Dit deel identificeert wie betrokken is bij het proces, welke systemen er gebruikt worden en hoe deze met elkaar communiceren.
| ID | Onderwerp | Vraagstelling | Relevantie voor Procesdocumentatie | Status | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| 5.1 | Rollen & Verantwoordelijkheden (RACI) | Welke rollen/personen zijn betrokken bij het uitvoeren van de processen? Wat is de specifieke verantwoordelijkheid voor elke stap? | Essentieel voor het vaststellen van wie welke actie uitvoert in het procesmodel. | ☐ | |
| 5.2 | Systemen & Tools | Welke systemen, applicaties of tools worden gebruikt om deze processen uit te voeren (bv. ERP, CRM, interne workflows)? | Bepaalt de technische context en de noodzaak voor systeemintegratie in het procesmodel. | ☐ | |
| 5.3 | Data Input & Output | Welke data wordt als input naar het proces geleverd? Welke resultaten/outputs worden gegenereerd door het proces? | Definieert de grenzen van de informatie die moet worden gemodelleerd en gecontroleerd. | ☐ | |
| 5.4 | Procesinterfaces | Zijn er externe systemen of processen met wie dit proces interacteert (invoer/uitvoer)? Hoe verloopt deze interactie? | Identificeert kritieke koppelingen en potentiële foutpunten in de flow. | ☐ | |
| 5.5 | Beslismomenten & Controlepunten | Op welke punten in het proces zijn er beslissingen nodig, controles of validaties die een afwijking van de standaardstroom kunnen veroorzaken? | Bepaalt waar controlemechanismen en uitzonderingsafhandelingen (exceptions) moeten worden gedocumenteerd. | ☐ |
Samenvatting van de Volledige Structuur
De volledige structuur, gebaseerd op uw initiële input en deze uitwerking, ziet er als volgt uit:
- Fase 1: Context en Mandaat (Waarom en Wie)
- Fase 2: Probleem en Doelstelling (Wat moet er veranderen?)
- Fase 3: Scope en Beperkingen (Wat wordt gedocumenteerd?)
- Fase 4: Constraints en Architectuur (De Randvoorwaarden)
- Fase 5: Betrokken Partijen en Architectuur (De Flow)
Deze structuur zorgt ervoor dat u, voordat u begint met het ontwerpen van de ‘as-is’ of ’to-be’ processen, alle noodzakelijke externe context, beperkingen en actoren heeft vastgelegd.