1. Intake en scope

De Intake & Scope-fase vormt het startpunt van 7xDS. In deze fase wordt bepaald wat er wordt gedocumenteerd, waarom het wordt gedocumenteerd en binnen welke grenzen het proces wordt onderzocht.

Een correcte intake voorkomt ruis, herwerk en onduidelijke procesdocumentatie in latere fasen.

Doel van deze fase

De Intake & Scope-fase heeft drie hoofddoelen:

• Het definiëren van het proces dat wordt gedocumenteerd.
• Het bepalen van het detailniveau en de reikwijdte van de documentatie.
• Het vastleggen van de context en de betrokken stakeholders.

Activiteiten in deze fase

graph LR
A@{ shape: rounded, label: "1<br/>Procesafbakening" }
B@{ shape: rounded, label: "2<br/>Doelbepaling"}
C@{ shape: rounded, label: "3<br/>Stakeholdersanalyse"}
D@{ shape: rounded, label: "4<br/>Detailniveau bepalen"}
A --> B --> C --> D

Om de doelen van deze fase te bereiken, worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

1. Procesafbakening

Bepaal het start- en eindpunt van het proces:

• Beginpunt (trigger) – Wat zorgt ervoor dat het proces start?
• Eindpunt (resultaat) – Wat is het gewenste resultaat van het proces?
• Scopegrenzen – Wat valt wel en niet binnen de scope van het proces?

2. Doelbepaling

Bepaal waarom dit proces wordt gedocumenteerd. Mogelijke doelen zijn:

• Sturing – Het proces beter beheersbaar maken.
• Verbetering – Het proces optimaliseren.
• Compliance – Voldoen aan wet- en regelgeving.
• Kennisborging – Kennis vastleggen en overdraagbaar maken.

3. Stakeholderanalyse (hoog niveau)

Identificeer wie betrokken is bij het proces:

• Procesowner – Wie is verantwoordelijk voor het proces?
• Uitvoerders – Wie voert het proces uit?
• Gebruikers van het procesdocument – Wie gaat het procesdocument gebruiken?

4. Detailniveau bepalen

Bepaal op welk niveau het proces wordt uitgewerkt:

• Strategisch – Hoog niveau, gericht op visie en doelen.
• Tactisch – Middel niveau, gericht op planning en coördinatie.
• Operationeel – Gedetailleerd niveau, gericht op uitvoering.

Output van deze fase

Aan het einde van de Intake & Scope-fase worden de volgende documenten en inzichten opgeleverd:

• Scopebeschrijving van het proces – Een duidelijke afbakening van het proces.
• Eerste procesdefinitie – Een voorlopige beschrijving van het proces.
• Doel van de documentatie – Waarom wordt het proces gedocumenteerd?
• Stakeholderoverzicht – Wie zijn de betrokken partijen?
• Afbakening van het procesdocument – Wat wordt wel en niet in het document beschreven?

Stage-Gate 1 — Scope validatie

graph LR
A@{ shape: rounded, label: "1<br/>Intake & Scope" }
B@{ shape: hex, label: "Stage-Gate 1<br/>Scope-validatie" }
C@{ shape: rounded, label: "2<br/>Verzamelen procesinformatie"}
A --> B
B --> |No go| A
B --> |Go| C

Na afronding van de Intake & Scope-fase volgt Gate 1: Scope validatie. Deze gate beoordeelt of de scope voldoende helder en consistent is om door te gaan naar de volgende fase.

Vraag die wordt beantwoord:

Criteria voor validatie:

• Het proces heeft een duidelijk begin en einde.
• Het doel van de documentatie is expliciet gedefinieerd.
• De belangrijkste stakeholders zijn geïdentificeerd.
• Het detailniveau is vastgesteld.

Uitkomst:

• Go – De scope is goedgekeurd. Start fase 2: Verzamelen procesinformatie.
• No-go – De scope moet worden herzien voordat wordt doorgegaan.

RACI -Matrix

Meer over Procesrollen.
Meer over de RACI rolverdeling.

Relatie met de documentstructuur

De Intake & Scope-fase legt de basis voor de volgende lagen in de documentstructuur:

• Laag 2: Doel – Het doel van het proces en de documentatie.
• Laag 3: Context – De randvoorwaarden en afbakening van het proces.
• Laag 4: Identiteit – De rollen, verantwoordelijkheden en classificatie van het proces.

Een onduidelijke intake leidt direct tot inconsistenties in deze lagen.

Relatie met templates

In deze fase worden de eerste templates uit de templatebibliotheek gebruikt. Deze templates behoren tot Batch 1 (Intake templates):

• T01 – Projectscope template – Voor het vastleggen van de scope.
• T02 – Procesdefinitie template – Voor de eerste definitie van het proces.
• T03 – Stakeholderoverzicht – Voor het identificeren van betrokken partijen.
• T04 – Doelbepaling procesdocumentatie – Voor het vastleggen van het doel van de documentatie.

Belangrijk principe

Samenvatting

De Intake & Scope-fase zorgt voor:

• Helderheid over het proces dat wordt gedocumenteerd.
• Duidelijke grenzen voor de scope van het proces.
• Gedeeld begrip tussen alle betrokken stakeholders.
• Een solide startpunt voor alle volgende fasen in 7xDS.