Reviewproces

Het reviewproces zorgt ervoor dat procesdocumentatie binnen het Procesdocumentatiemodel (PDM) actueel, volledig en correct blijft.

Doel van het reviewproces

  • waarborgen van documentkwaliteit
  • voorkomen van verouderde procesinformatie
  • verbeteren van consistentie tussen processen
  • validatie van procesmodellen en beschrijvingen

Reviewmomenten

Procesdocumentatie wordt minimaal gereviewd:

  • jaarlijks (standaard reviewcyclus)
  • bij grote proceswijzigingen
  • bij organisatorische veranderingen
  • bij systeemwijzigingen

Reviewactiviteiten

Tijdens een review worden de volgende aspecten gecontroleerd:

  • actualiteit van procesbeschrijving
  • correctheid van procesmodel
  • consistentie met andere processen
  • juistheid van rollen en verantwoordelijkheden
  • KPI-relevantie en meetbaarheid

Rollen en verantwoordelijkheden

Kernprincipe

De proceseigenaar is altijd eindverantwoordelijk voor de inhoud.
De procesanalist is verantwoordelijk voor de model- en kwaliteitsconsistentie.
Uitvoerders valideren de praktijk.
Documentbeheer faciliteert het proces en publicatie.

RACI – Reviewproces
Activiteit Proceseigenaar Procesanalist Procesuitvoerder Documentbeheerder beheer board
Review initiëren (planning/cyclus bewaken) C C I R I
Inhoudelijke review proces (doel, inhoud, werking) A C C I I
Modellering review (PDM-structuur, consistentie) C R I C I
Praktijkvalidatie (toetsing uitvoerbaarheid) C C R I I
KPI’s en stuurinformatie beoordelen A R C I C
Besluit over wijziging / goedkeuring reviewresultaat A C I I C
Doorvoeren wijzigingen in documentatie C R I I I
Publicatie nieuwe versie C C I R I

Toelichting

Proceseigenaar = eindverantwoordelijk (A)

Altijd verantwoordelijk voor:

  • inhoudelijke juistheid
  • acceptatie van wijzigingen
  • finale goedkeuring

Dit voorkomt “model-driven beheer zonder ownership”.

Procesanalist = kwaliteits- en modelbewaker (R)

Verantwoordelijk voor:

  • consistentie binnen het Procesdocumentatiemodel
  • vertaling van reviewbevindingen naar model
  • doorvoeren van wijzigingen in structuur
Procesuitvoerder = praktijkvalidatie (R in uitvoering)

Verantwoordelijk voor:

  • check op uitvoerbaarheid
  • signaleren van afwijkingen
  • bevestigen of model de werkelijkheid klopt

Dit voorkomt theoretische documentatie.

Documentbeheerder = procesfacilitator (R in publicatie)

Verantwoordelijk voor:

  • versiebeheer
  • publicatie
  • archivering
  • distributie

Niet inhoudelijk, maar wel essentieel voor beheer.

beheer board = strategische toets (C / soms A afhankelijk context)
  • bewaakt samenhang tussen processen
  • intervenieert bij grote wijzigingen
  • niet standaard eigenaar van reviewoutput

Resultaat van review

Na een review kan een proces:

  • ongewijzigd worden goedgekeurd
  • licht worden aangepast (minor update)
  • volledig worden herzien (major update)