Procesbeschrijving
De procesbeschrijving is een tekstuele, gedetailleerde uitwerking van het proces zoals het in de praktijk wordt uitgevoerd.
Doel
De procesbeschrijving heeft als doel om:
- het proces volledig te beschrijven zonder visuele afhankelijkheid
- de logica van het proces expliciet te maken
- uitvoeringskennis te documenteren
- onboarding en kennisoverdracht te ondersteunen
Inhoud van een procesbeschrijving
Een volledige procesbeschrijving bevat:
- processtappen in volgorde
- beslismomenten en voorwaarden
- betrokken rollen
- gebruikte systemen
- uitzonderingen en alternatieve routes
Structuur
Een procesbeschrijving volgt meestal:
- Start van het proces
- Uitvoering van kernactiviteiten
- Beslismomenten
- Uitzonderingen
- Einde van het proces
Voorbeeld (Orderverwerking)
Het proces start wanneer een klantorder wordt ontvangen via een kanaal (webshop, sales of EDI). De order wordt geregistreerd in het ERP-systeem en vervolgens gevalideerd op klantgegevens, prijsafspraken en kredietlimiet.
Indien validatie succesvol is, wordt de voorraad gecontroleerd en wordt de order vrijgegeven voor fulfilment.
Bij afwijkingen wordt het proces tijdelijk gepauzeerd en wordt de klant geïnformeerd.