Procesuitwerking - Orderverwerking

Dit document biedt een uitgebreide uitwerking van het Orderverwerkingsproces (PR-001) bij TelecomPro B.V., inclusief:

  • Gedetailleerde processtappen met verantwoordelijkheden en systemen.
  • Uitzonderingen en varianten van het proces.
  • Koppeling met andere processen en documentatie.

Eigenschappen

Veld Waarde Toelichting
PMD-nummer 03.07.00 Uniek identificatienummer voor procesuitwerking.
Versie 1.0 Huidige versie.
Status Gepubliceerd Status van het document.
Auteur Martin van Pelt Procesanalist.
Eigenaar Jan de Vries Proceseigenaar Operaties.
Datum 19/04/2026 Datum van laatste update.

Procesoverzicht

Veld Waarde
Procesnaam Orderverwerking
Proces-ID PR-001
Doel Tijdige en accurate verwerking van klantorders.
Scope Van ontvangst klantorder tot activatie van diensten.
Betrokken afdelingen Sales, Order Team, Provisioning, Financiën, IT

Processtappen

Stap Activiteit Beschrijving Verantwoordelijke Systeem/Tool Duur Input Output Beslissing Uitzonderingen
1 Ontvangst klantorder Klant plaatst een order via webshop, telefoon, of sales. Sales Team Webshop, Salesforce CRM 5 min Klantorder Geregistreerde order - Spoedorders, grote orders (>100 stuks)
2 Registratie in CRM Order Medewerker registreert de order in Salesforce CRM. Order Team Salesforce CRM 10 min Klantorder Geregistreerde order in CRM - Onvolledige orders
3 Validatie klantgegevens Controle of klantgegevens (naam, adres, contactgegevens) compleet en correct zijn. Order Team Salesforce CRM 15 min Geregistreerde order Gevalideerde klantgegevens Is de order compleet? Onjuiste klantgegevens
4 Controle kredietstatus Controle of de klant kredietwaardig is. Order Team SAP ERP 10 min Gevalideerde klantgegevens Goedgekeurde/afgewezen order Is krediet goedgekeurd? Klant niet kredietwaardig
5 Controle voorraad Controle of de gevraagde producten/diensten op voorraad zijn. Order Team SAP ERP 10 min Goedgekeurde order Bevestigde voorraad Is voorraad voldoende? Onvoldoende voorraad
6 Genereren productieopdracht Order Medewerker zet de klantorder om in een productieopdracht. Order Team SAP ERP 15 min Bevestigde voorraad Productieopdracht - -
7 Koppeling met Provisioning Productieopdracht wordt automatisch doorgegeven aan Provisioning. Order Team SAP ERP → Provisioning-systeem 5 min Productieopdracht Activatieopdracht - Systeemstoring
8 Versturen orderbevestiging Order Medewerker verstuurt een orderbevestiging naar de klant. Order Team Salesforce CRM 5 min Activatieopdracht Orderbevestiging - -

Uitzonderingen en Varianten

Uitzondering Oorzaak Actie Verantwoordelijke Impact
Onvolledige klantgegevens Klantgegevens zijn niet compleet. Terug naar klant voor aanvulling. Order Team Vertraging in orderverwerking.
Klant niet kredietwaardig Klant heeft een slechte kredietstatus. Order afwijzen en klant informeren. Order Team Verloren order.
Onvoldoende voorraad Voorraad is niet voldoende voor de order. Inkoop inschakelen om voorraad aan te vullen. Order Team Vertraging in orderverwerking.
Systeemstoring SAP ERP of Provisioning-systeem is niet beschikbaar. Handmatige verwerking en later synchroniseren. IT-afdeling Vertraging in orderverwerking.
Spoedorder Klant heeft een spoedorder geplaatst. Prioriteit geven aan de order. Order Team Snellere verwerking.
Grote order (>100 stuks) Order omvat meer dan 100 stuks. Extra goedkeuring vereist van Sales Manager. Sales Manager Vertraging in orderverwerking.

Beslissingsbomen (Mermaid)

graph TD
    A[Start: Ontvangst klantorder] --> B[Registratie in CRM]
    B --> C{Is de order compleet?}
    C -->|Ja| D[Validatie klantgegevens]
    C -->|Nee| E[Terug naar klant]
    E --> B

    D --> F{Is krediet goedgekeurd?}
    F -->|Ja| G[Controle voorraad]
    F -->|Nee| H[Afwijzen order]
    H --> I[Einde: Order afgewezen]

    G --> J{Is voorraad voldoende?}
    J -->|Ja| K[Genereren productieopdracht]
    J -->|Nee| L[Inkoop inschakelen]
    L --> G

    K --> M[Koppeling met Provisioning]
    M --> N[Versturen orderbevestiging]
    N --> O[Einde: Order verwerkt]

Koppeling met Andere Processen

Proces Relatie Input/Output Verantwoordelijke
Offerteproces (PR-007) Upstream Output: Offerte → Input: Klantorder Sales Team
Provisioning (PR-003) Downstream Input: Productieopdracht → Output: Geactiveerde dienst Provisioning
Facturatie (PR-005) Downstream Input: Ordergegevens → Output: Factuur Financiële Afdeling
Inkoop (PR-008) Ondersteunend Input: Onvoldoende voorraad → Output: Aangevulde voorraad Inkoop
Klachtbehandeling (PR-006) Gerelateerd Input: Klacht → Output: Herhaling orderverwerking Klantenservice

Visuele Weergave (Mermaid - Processtroom)

%% Processtroom - Orderverwerking
graph LR
    A[Start] --> B[Ontvangst klantorder]
    B --> C[Registratie in CRM]
    C --> D[Validatie klantgegevens]
    D --> E{Is de order compleet?}
    E -->|Ja| F[Controle kredietstatus]
    E -->|Nee| G[Terug naar klant]
    G --> C

    F --> H{Is krediet goedgekeurd?}
    H -->|Ja| I[Controle voorraad]
    H -->|Nee| J[Afwijzen order]
    J --> K[Einde: Order afgewezen]

    I --> L{Is voorraad voldoende?}
    L -->|Ja| M[Genereren productieopdracht]
    L -->|Nee| N[Inkoop inschakelen]
    N --> I

    M --> O[Koppeling met Provisioning]
    O --> P[Versturen orderbevestiging]
    P --> Q[Einde: Order verwerkt]

Gerelateerde Documenten